Dateien in die IServ-Wolke hochladen und teilen

In IServ-Wolke speichern und organisieren Sie Dateien sicher. Dabei entscheiden Sie selbst, wer sie lesen oder bearbeiten kann: nur Sie selbst, Ihre Kolleg(inn)en an der Schule oder Eltern, die ihr Kind vielleicht demnächst einschreiben?

Was kann ich mit IServ-Wolke machen?

• Dateien sicher ablegen und organisieren
• Inhalte intern mit Schüler(inne)n, Kolleg(inn)en und Eltern teilen
• Inhalte extern teilen
• Im Detail festlegen, wer eine Datei oder einen Ordner lesen, bearbeiten oder z. B. löschen darf
• Mit Gruppenordnern dauerhafte gemeinsame Ablagen für ganze Gruppen schaffen, z. B. für das Kollegium

IServ-Wolke öffnen

IServ-Wolke ist kein klassisches IServ-Modul, sondern ein Speicherort in IServ-Dateien. Sie finden Wolke daher nicht in der Navigation unter Alle Module, sondern in Dateien:  

• Klicken Sie in Ihrem IServ-Konto in der Navigation auf Dateien – das Modul finden Sie standardmäßig in Ihrem Schnellzugriff
• Wählen Sie oben den Reiter Wolke aus
• Fertig – Sie landen in der Ansicht Alle Dateien. Hier sehen Sie alle Dateien und Ordner, auf die Sie Zugriff haben: Ihre eigenen und die, die jemand mit Ihnen geteilt hat.

Hinweis: Sie sehen den Reiter Wolke nicht? Dann hat Ihre Schule Wolke noch nicht aktiviert. Wenden Sie sich an Ihren Admin.

In IServ-Wolke Ordner erstellen und Dateien hinzufügen

Dateien, Ordner, Textdateien, Vorlagen. In Wolke können Sie Verschiedenes hinzufügen. So starten Sie ganz einfach:  

Ordner erstellen

Klicken Sie auf + Neu und wählen Sie Neuer Ordner aus. Geben Sie dem Ordner einen passenden Namen. So finden Sie Ihre Dateien später einfacher.

Dateien hochladen

Klicken Sie wieder auf + Neu und wählen Sie Dateien hochladen aus. Wählen Sie dann die gewünschten Dateien von Ihrem Gerät aus. Noch schneller geht es per Drag & Drop: Ziehen Sie die Datei einfach ins Browserfenster.

Dateien und Ordner in IServ-Wolke teilen

Mit gemeinsamen Dateien arbeiten Sie einfacher zusammen an Projekten: Alle haben immer den aktuellsten Stand vor Augen. Sie müssen also keine Informationen einsammeln und dann per Hand abgleichen und einarbeiten.  

Mit IServ-Wolke haben Sie zwei Möglichkeiten, Inhalte zu teilen:  

Intern mit Personen innerhalb Ihrer IServ Schulplattform, d. h. Schüler(inne)n, Kolleg(inn)en, Eltern. Extern, z. B. mit Eltern, die sich für Ihre Schule interessieren, aber deren Kinder noch nicht eingeschrieben sind.

So teilen Sie intern

• Klicken Sie bei einem Ordner oder einer Datei auf das Personen-Symbol mit einem Plus
• An der Seite öffnet sich der Detailbereich der Freigabe
• Geben Sie unter Interne Freigaben die Personen oder Gruppen ein, mit denen Sie den Inhalt teilen wollen, z. B. Klasse 7a
• Legen Sie fest, was die Personen oder Gruppen mit dem Inhalt machen dürfen: Nur anzeigen, bearbeiten oder benutzerdefinierte Rechte
• Speichern Sie die Freigabe. Fertig – die Personen finden den Inhalt jetzt in Wolke unter Alle Dateien.

Hinweis: Die Personen bekommen keine automatische IServ-Benachrichtigung über neue Freigaben. Sagen Sie bei wichtigen Inhalten also am besten kurz Bescheid, z. B. per E-Mail oder Messenger.

So teilen Sie extern mit einem Link

Eltern, die noch keinen IServ-Elternaccount haben, oder andere externe Personen erreichen Sie mit einem öffentlichen Link.

• Klicken Sie bei einem Ordner oder einer Datei auf das Personen-Symbol mit einem Plus
• An der Seite öffnet sich der Detailbereich der Freigabe
• Klicken Sie unter Externe Freigaben auf das Plus bei Öffentlichen Link erstellen
• Das System erstellt automatisch einen Link und Sie haben ihn auch gleich kopiert, damit Sie ihn weitergeben können, z. B. per E-Mail oder auf der Schulwebsite. Den Link können alle verwenden, auch wenn sie kein IServ-Konto haben.

Standardmäßig können alle mit dem Link den Inhalt nur ansehen und herunterladen. Das können Sie ändern: Klicken Sie auf die drei Punkte neben dem Link und dann auf Link anpassen. Hier können Sie z. B.:

• den Download verbergen
• ein Passwort festlegen
• ein Ablaufdatum setzen
• die Bearbeitung erlauben

Wichtig: Sie können nicht prüfen, an wen ein Link weitergegeben wurde. Teilen Sie vertrauliche Inhalte daher nur mit Passwort oder Ablaufdatum – oder am besten gar nicht per Link.

Praktisch: Legen Sie später neue Dateien in einen geteilten Ordner, sind sie über den bestehenden Link ebenfalls erreichbar. Sie müssen also keinen neuen Link verschicken.

Geteilte Ordner und Dateien in Wolke verwalten

Wer hat die Datei nochmal bekommen und kann sie die Mutter von Dorothy jetzt eigentlich bearbeiten oder nur lesen? In der Übersicht von Wolke sehen Sie alle Dateien, die Sie geteilt haben oder die jemand mit Ihnen geteilt hat. Was Sie selbst geteilt haben, erkennen Sie am Gruppensymbol und an der Kennzeichnung Geteilt. Alle Ihre Freigaben auf einen Blick finden Sie außerdem links unter Freigaben.

Sie wollen mehr erfahren? Klicken Sie wieder auf das Geteilt-Symbol und das Detailmenü öffnet sich. Im Detailmenü sehen Sie, mit wem die Datei oder der Ordner geteilt ist. Durch einen Klick auf die drei Punkte neben dem Namen der Personen oder Gruppen können Sie außerdem ablesen, was diese mit dem Inhalt machen können.

Gruppenordner in Wolke nutzen

Die Materialsammlung fürs Kollegium, die Ablage der Fachschaft Mathe: Für Gruppen, die dauerhaft zusammenarbeiten, gibt es Gruppenordner. Sie finden sie in der Wolke links in der Leiste unter Team-Ordner.

Der Vorteil: Ein Gruppenordner gehört nicht einer Person, sondern der ganzen Gruppe. Verlässt z. B. eine Kollegin die Schule und wird ihr IServ-Konto gelöscht, bleiben die Dateien im Gruppenordner trotzdem erhalten.

Gruppenordner erstellen und verwalten

Dafür brauchen Sie das Recht Gruppenordner verwalten. Sie haben es nicht? Dann wenden Sie sich an Ihren Admin.

• Klicken Sie oben rechts auf Ihre Initialen und dann auf Einstellungen
• Hier können Sie unter Team-Ordner neue Gruppenordner erstellen und bestehende löschen
• Legen Sie außerdem fest, welche IServ-Gruppen den Gruppenordner nutzen dürfen und ob sie z. B. auch Dateien hochladen dürfen

In Wolke Dateien wiederherstellen und endgültig löschen

Praktisch, wenn Sie mit vielen zusammenarbeiten. Falls jemand versehentlich auf Löschen geklickt hat, können Sie die Inhalte wiederherstellen. Sie landen in einem Papierkorb.

So stellen Sie Inhalte wieder her

• Klicken Sie unten links auf Gelöschte Dateien
• Eine Übersicht Ihrer gelöschten Dateien öffnet sich
• Klicken Sie bei der Datei auf Wiederherstellen  

Tipp: Genau wie in Ihrem Büro quillt auch der digitale Papierkorb irgendwann über. Sie haben keinen Speicherplatz mehr. Leeren Sie ihn daher regelmäßig aus. Wichtig: Was Sie aus dem Papierkorb löschen, ist dort endgültig gelöscht. Überlegen Sie daher genau, bevor Sie auf Löschen klicken.  

So löschen Sie Inhalte endgültig

• Klicken Sie unten links auf Gelöschte Dateien
• Wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus und klicken Sie auf Endgültig löschen