Datenschutz-Wissen: Sicher mit der IServ Schulplattform arbeiten

In der IServ Schulplattform arbeiten Sie mit vielen sensiblen, personenbezogenen Daten – viele davon gehören Minderjährigen. Personenbezogene Daten identifizieren eine Person oder machen sie identifizierbar. Dazu gehören Vor- und Nachname, die Anschrift und die IP-Adresse. Sie tragen also eine große Verantwortung. Aber keine Panik. Mit unseren Tipps sind Sie sicher und datenschutzkonform mit der IServ Schulplattform unterwegs.

Die drei goldenen Regeln zum Datenschutz

Achten Sie darauf, dass niemand unberechtigt in Ihren Account kommt.
Wenn sich jemand in Ihren Account einloggt, kann er oder sie nicht nur auf ihre Daten zugreifen, sondern auch auf die sensiblen Daten von vielen anderen Personen.  

Gehen Sie immer gewissenhaft mit personenbezogenen Daten um.
Hinterfragen Sie lieber einmal zu viel, wer die sensiblen Inhalte aus dem Kalender, Forum, aus Texte, Dateien und anderen Modulen sehen und bearbeiten darf.  

Checken Sie, welche Daten Sie in Ihrer IServ Schulplattform wie verarbeiten dürfen.
Das ist je nach Bundesland unterschiedlich.

Sicher an- und abmelden

Verwenden Sie ein sicheres, geheimes Passwort.
Also nicht den Namen Ihres Haustiers auf einem Klebezettel an Ihrem Rechner oder vorne auf Ihrer Unterrichtsmappe. Wie ein sicheres Passwort aussieht und wie Sie merken, dass sich jemand angemeldet hat? Schauen Sie hier vorbei.

Melden Sie sich an öffentlichen Rechnern immer ab.
Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Abmelden und schließen Sie nicht einfach den Tab oder das Fenster. Ansonsten laufen Sie Gefahr, dass die nächste Person, die an dem öffentlichen Rechner arbeitet, einfach die Klausuren Ihrer Klasse weiterkorrigiert.  

Sperren Sie den Bildschirm, wenn Sie Ihren Rechner verlassen.
Auch bei Ihrem eigenen Rechner sollten Sie vorsichtig sein: Aktivieren Sie immer die Bildschirmsperre, wenn Sie mal nicht am Platz sind – egal wie lang. Drücken Sie für Windows die Tasten: Win + L. Für Mac: ctrl + cmd + Q.

Daten sicher speichern

Legen Sie Fotos und Videos sicher ab.
Fotos und Videos sind sensibles Material, auf das Unbefugte nicht zugreifen können sollten. Achten Sie daher ganz genau darauf, wer ihren Speicherort erreichen kann, d. h. die Freigabe hat. Das gilt vor allem für Gruppenordner. Wenn Sie die Fotos und Videos z. B. auf der Website oder in der Schülerzeitung veröffentlichen wollen, müssen die Personen, die zu erkennen sind, in den meisten Fällen ihr OK dafür geben.  

Daten löschen

Speichern Sie personenbezogene Daten anderer nur so lange wie nötig.
Schüler(innen) haben die Schule verlassen oder Sie sind nicht mehr ihre Lehrkraft? Dann haben Sie vor dem Gesetz keine Erlaubnis mehr, ihre Adressbucheinträge oder personenbezogene Daten in Texten und Dateien zu speichern. Wichtig: Wenn Ihre Admins Schüler(innen) löschen, löschen Sie nicht automatisch die Daten, die Sie gespeichert haben. Dafür sind Sie selbst verantwortlich.

Datenschutz rund um E-Mails und Adressbuch

Benutzen Sie Ihre IServ-E-Mail-Adresse nur für dienstliche Zwecke.
Mit Ihrer IServ-Mail-Adresse dürfen Sie Eltern, Schüler(inne)n, Kolleg(inn)en und anderen Personen im Kontext Ihrer Schule schreiben. Was Sie damit z. B. nicht machen dürfen: Freunden schreiben, sich beim Pokerturnier anmelden, eine Waschmaschine bestellen oder sie als Sammelplatz für nervige Newsletter verwenden, für die Sie mal einen Rabattcode bekommen haben.

Tragen Sie Verteilerlisten bei Blindkopie ein.
Wenn Verteiler, also Listen von Empfänger(inne)n in den Feldern Empfänger oder Kopie stehen, können später alle Adressat(inn)en alle Adressen lesen. Das kann interessant sein, ist aber leider nicht datenschutzkonform.

Leiten Sie eingehende E-Mails nicht an Ihre private E-Mail-Adresse weiter.
Das ist nicht erlaubt, weil Sie dadurch die sichere Serverumgebung der IServ Schulplattform verlassen. Ihre E-Mail ist in dem Fall eventuell nicht mehr sicher.  

Leiten Sie E-Mails nicht automatisch an Ihre Vertretung um, wenn Sie nicht da sind.
Sie bekommen auch E-Mails mit sensiblen Inhalten. Bei einer Umleitung haben die Absender(innen) keine Möglichkeit zu entscheiden, ob sie diesen Inhalt mit einer anderen Person teilen wollen. Was erlaubt ist: Tragen Sie die Mail-Adresse Ihrer Vertretung für dringende Fälle in Ihre Abwesenheitsnotiz ein – natürlich nur, wenn sie ihr OK dazu gegeben hat. Dadurch können die Absender(innen) selbst entscheiden, was sie der Vertretung schicken wollen.

Checken Sie regenmäßig ihr persönliches Adressbuch.
Hier dürfen personenbezogene Daten nur stehen, so lange es notwendig ist. Wenn ein Kind nicht mehr an der Schule ist, dürfen weder seine Daten hier auftauchen noch die seiner Eltern.

Weitere Datenschutzregeln, die in manchen Bundesländern gelten

Haben die Eltern ihr OK gegeben, Schülerdaten in der IServ Schulplattform zu verwenden?
In mehreren Bundesländern ist die Einwilligung der Erziehungsberechtigten oder der volljährigen Schüler(innen) notwendig. Das gleiche gilt für die Eltern, wenn Sie Elternaccounts anlegen.  

Haben die Eltern ihr OK für das Videokonferenzen-Modul gegeben?
Das Videokonferenzen-Modul verarbeitet Audio- und Videodaten. In vielen Bundesländern müssen die Eltern oder volljährigen Schüler(innen) dem zusätzlich zustimmen.  

Dürfen Sie sensible Daten in der IServ Schulplattform speichern?
In manchen Bundesländern ist das für Daten mit erhöhtem Schutzniveau nicht erlaubt. Dazu zählen Beurteilungen, Krankmeldungen oder Zeugnisse. Wenn es nicht erlaubt ist, müssen Sie diese Daten in der Regel im Verwaltungsnetz speichern, dem IT-System der Schulverwaltung. Schüler(innen) und Eltern haben hier keinen Zugriff.