Den Stundenplan aus Untis, EduPage, DaVinci und mehr ins IServ-Klassenbuch importieren

Damit das IServ-Klassenbuch alle Stunden richtig anzeigen kann, braucht es Ihren Stundenplan. Sie arbeiten aktuell mit einem Stundenplan-Programm wie Untis oder DaVinci? Super. Dann können Sie Ihren Stundenplan einfach als Datei importieren. Wie Sie die Datei vorbereiten und beim Import alles richtig einstellen.

Sie arbeiten analog mit Stecktafel und Co? Funktioniert genauso, aber natürlich anders. Zum Artikel.

 Was Sie zum Start brauchen

Damit Sie loslegen können, müssen ein paar Module installiert sein:

• das IServ-Klassenbuch
• das neue Stundenplan-Modul
• das neue Abwesenheiten-Modul

Noch nicht abgehakt? Wie die Installation im Detail funktioniert, erfahren Sie hier.  

Die Daten von Schüler(inne)n und Lehrkräften überprüfen

Das IServ-Klassenbuch zeigt später allen Lehrkräften genau an, welche Schüler(innen) während der aktuellen Stunde im Klassenzimmer sitzen sollten. Damit das funktioniert, müssen alle Schüler(innen) und Lehrkräfte in der IServ Schulplattform als Benutzer(innen) angelegt sein.

Für alle Lehrkräfte muss das Kürzel hinterlegt sein, das in Ihrer Stundenplandatei steht

Kann der Stundenplan ein Kürzel nicht finden und richtig zuordnen, schlägt der Import fehl.

  So tragen Sie das Lehrerkürzel in den Benutzerdaten ein  

• Öffnen Sie in der IServ Schulplattform über die Navigation links die Verwaltung und gehen Sie auf den Reiter Benutzer
• Wählen Sie eine Lehrkraft aus und klicken Sie auf Bearbeiten
• Wechseln Sie neben Benutzerkonto zum Reiter Import
• Tragen Sie das Kürzel bei Klasse/Information ein

Die Schüler(innen) müssen Klassengruppen zugeordnet sein

Bei allen Schüler(inne)n muss im Feld Klasse/Information z. B. 5a, 7b oder 10c stehen. In der Regel haben Sie die Klasseninformation beim Import mit dem Import-Modul mit angelegt. Das IServ-Klassenbuch erkennt über die Klasseninformation die IServ-Gruppen als Klassengruppen.  

Die Stundenplan-Datei für den Import ins IServ-Klassenbuch vorbereiten

Damit Sie Ihre Daten aus einem Stundenplan-Programm in das IServ-Klassenbuch importieren können, brauchen Sie eine Datei. Wie Sie die Datei genau aus dem Programm exportieren, ob sie einen bestimmten Namen oder Trennzeichen braucht, ist von Programm zu Programm unterschiedlich. Ein paar schnelle Anleitungen finden Sie hier. Die Liste gibt es auch nochmal in der IServ-Doku.  

• ABCSoft (SPM++): Export je nach Version als Excel- oder CSV-Datei.
Excel (Lehrer_U.xlsx): Gehen Sie auf Ausgabe, Excel-Stundenpläne direkt erstellen.
  Einstellungen: 

  Auswahl: Lehrer
  Ausgabereihenfolge: 1. Fach, 2. Lehrer, 3. Raum, 4. Klasse, 5. Name
  Alle Einträge selektieren
  Art: Übersichtspläne CSV-Export (Lehrer1.CSV) über Stundenpläne in Excel erstellen → Alle Selektieren, → Weiter. Wichtig: Sie können nur die Lehrer1.CSV importieren.
• DaVinci: JSON-Export über Exportieren → DAVINCI JSON-Daten exportieren
• DieSchulApp: Jason-Export. Sie haben zwei Optionen:
  In Entwurfsliste: Export
  Im geöffneten Entwurf: Abschließen
• EduPage: Exportieren Sie den geöffneten Stundenplan, indem Sie auf Datei → Exportieren → GP Untis DIF (Stundenplan) gehen
• Indiware: JSON-Gesamtexport über Stundenplanmodul → Projekt auswählen → Vertretungen planen → Export → Export universell konfigurieren. Ihre Auswahl:
  Informationen: Stammdaten und Stundenplan (ohne Vertretungen)
  Stammdaten: alles außer Schüler(innenn) und Bereitschaften auswählen
  Stundenplan (ohne V.): Alle wählen
  Vertretungsplan: nicht wählen
• Untis: Export als DIF-Datei. Wichtig: Für den allgemeinen Stundenplan reicht der Import der GPU001.TXT. Sie brauchen außerdem die GPU002.TXT wenn Sie Schülergruppen und Block-Wochen berücksichtigen wollen. Verpacken Sie in dem Fall beide Dateien in eine zip-Datei. Wichtig: GPU002.TXT muss genau so heißen.
  Exporteinstellungen:
  Trennzeichen zwischen den Feldern: Komma
  Textbegrenzung: "
  Haken bei Encoding: UTF-8
• Willi2: Export als .BAL-Datei
• winSCHOOL: Excel-Export. Klicken sie auf Datei → Stundenplan-Export. Wählen Sie aus:
  Variante: Klasse—Stundenplan

  Ansicht: jede Woche auf einer Seite
  Verfügbare Elemente: Wählen Sie die Klassen aus

Ein Stundenraster für den Stundenplanimport anlegen

Damit das IServ-Klassenbuch anzeigen kann, welche Stunde zu welcher Zeit geplant ist und welche Stunde Ihre Lehrkräfte gerade unterrichten, braucht es ein Zeitraster. Es muss wissen, von wann bis wann die erste, zweite, dritte Stunde stattfindet.

Dieses Zeitraster legen Sie an, bevor Sie Ihre Datei importieren.

• Öffnen Sie den IServ-Stundenplan über die Navigation links
• Klicken Sie im IServ-Stundenplan oben rechts auf den Stift, um den Bearbeitungsmodus zu öffnen
• Gehen Sie in den Reiter Stunden
• Klicken Sie auf das Plus oben rechts und tragen Sie Beginn und Ende der ersten Stunde ein
• Wiederholen Sie den Schritt: Klicken Sie auf das Plus, um den Zeitraum für die 2., die 3., die 4. Stunde und mehr einzutragen
• Vertippt? Gehen Sie auf den Stift in der Zeile der Stunde, die Sie bearbeiten wollen

Die Stundenplan-Datei hochladen

• Öffnen Sie das neue Stundenplan-Modul und gehen Sie über den Stift in den Bearbeitungsmodus
• Klicken Sie im Bearbeitungsmodus oben rechts auf den Reiter Upload
• Wählen Sie im Drop-down oben rechts Ihre Stundenplan-Software aus – z. B. Untis
• Ziehen Sie die Datei aus Ihrer Stundenplan-Software in das große Upload-Feld oder wählen Sie eine Datei aus
• Kurz warten. Ein Pup-up zeigt Ihnen an, dass der Import erfolgreich war. In der Übersicht sehen Sie die Kürzel der Fächer und Räume, die angelegt wurden.
• Klicken Sie auf OK
• Elemente zuordnen: Eventuell bekommen Sie ein Fenster angezeigt, in dem Sie noch Elemente zuordnen müssen – z. B. wenn das Modul beim Import Lehrerkürzel nicht finden oder Klassen aus dem Stundenplan nicht automatisch IServ-Gruppen zuordnen konnte.
• Klicken Sie auf den Stift und ordnen Sie die Elemente per Hand zu

Fächer, Räume und Kurse überprüfen, bearbeiten und Details eintragen

Im neuen Stundenplan-Modul können Sie im Bearbeitungsmodus in den Reitern oben nochmal nachsehen, ob alles richtig zugeordnet ist: Räume, Fächer, Kurse. In jedem Reiter sehen Sie alle importierten Elemente. Mit einem Klick können Sie jeden Eintrag bearbeiten oder Details eintragen. Schauen Sie z. B. nach, ob alle Räume richtig sind. In Kurse sehen Sie alle Unterrichte aufgelistet. Das Klassenbuch kann dadurch später Klasse, Fach und Lehrkraft richtig zuordnen.

Namen der Fächer bearbeiten und Farben zuordnen

Durch den Import haben alle Fächer erst einmal nur ein Kürzel. In Ihrem Stundenplan soll später Deutsch statt D erscheinen? Geht ganz einfach. Außerdem können Sie individuelle Farben für die Fächer hinterlegen.    

• Gehen Sie im neuen Stundenplan-Modul im Bearbeitungsmodus in den Reiter Fächer
• Sie sehen alle Fächer, die Sie gerade importiert haben
• Mit einem Klick auf den Stift in der jeweiligen Zeile können Sie die Daten bearbeiten
• Schreiben Sie im Feld Namen den Namen aus
• Wählen Sie im Feld Farbe eine Farbe aus  

Den fertigen Stundenplan nach dem Import ansehen

Bis Ihr Stundenplan im IServ-Klassenbuch erscheint, vergeht in der Regel eine Nacht. Die Daten werden immer nach Feierabend synchronisiert. Sie wollen vorher schon einmal sehen, wie Ihr Stundenplan im IServ-Klassenbuch stehen wird? So gehts:

• Falls Sie im IServ-Stundenplan im Bearbeitungsmodus sind: Klicken Sie links oben auf den Pfeil für Zurück, um den Bearbeitungsmodus zu verlassen
• Wählen Sie im neuen Stundenplan-Modul bei Klasse/Gruppe die Klasse aus, deren Stundenplan Sie sehen wollen
• Der Stundenplan erscheint so, wie er für die Benutzer(innen) aussieht – inklusive Farben, Zeiten und allem, was Sie eingestellt haben