CSV-Dateien vor dem Import übersichtlich mit Tabellen-Programmen prüfen und bearbeiten

Sie wollen Ihre CSV-Datei vor dem Import in die IServ Schulplattform nochmal öffnen? Mit den richtigen Einstellungen in einem Tabellenprogramm klappt das ganz einfach. Sie können Ihre Daten übersichtlich in einer Tabelle prüfen, ohne die Codierung der Datei zu überschreiben. Wie das genau funktioniert und warum die richtigen Einstellungen so wichtig sind. Mehr dazu am Beispiel der Open-Source-Software LibreOffice.

Was ist die Herausforderung beim Öffnen einer CSV-Datei?

Die CSV-Datei mit Ihren Schülerdaten aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm hat eine bestimmte Codierung. Diese Codierung ist wichtig, damit Sie die Daten später richtig in Ihre IServ Schulplattform importieren können. Wenn Sie Ihre CSV-Datei schnell und ohne besondere Einstellungen mit einem Tabellenkalkulationsprogramm öffnen, überschreiben Sie die Codierung schnell.

Sicher öffnen Sie Ihre Datei übrigens immer mit einem Textverarbeitungsprogramm.

• Texteditor für Windows: z. B. Windows-Editor
• Texteditor für Mac: z. B. Textedit

Mit dieser Variante sehen Sie Ihre Daten allerdings nicht mehr als Tabelle. Bei einer großen Zahl an Daten ist eine Tabelle aber übersichtlicher als Zeilen.

CSV-Dateien mit den richtigen Einstellungen in Tabellen-Programmen öffnen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Datei und wählen Sie Ihr Tabellenprogramm aus – z. B. LibreOffice. Wenn Sie Ihr Programm als Standard für das Öffnen von CSV-Dateien festgelegt haben, reicht auch einfach ein Doppelklick. Bei LibreOffice öffnet sich automatisch eine Eingabemaske rund um die Konvertierung. Hier geben Sie an, wie das Programm Ihre Datei einlesen soll.

• Zeichensatz: Meistens passt Unicode (UTF-8). Manchmal kann aber auch eine andere Einstellung richtig sein. Tipp: Unten im Dialogfeld sehen Sie eine Vorschau. Werden die Umlaute richtig angezeigt? Dann passt die Einstellung so.
• Trennoptionen: Wählen Sie das richtige Trennzeichen aus. Ob die Auswahl stimmt, zeigt Ihnen unten die Vorschau. Sehen Sie eine Tabelle oder stehen die Daten einfach in Zeilen unter einander?
• Feldbefehle: Formatieren Sie die Spalten als Text. Das ist sehr wichtig, damit das Programm die Daten nicht verfälscht. Markieren Sie dazu eine Spalte mit einem Klick und wählen Sie im Drop-down-Menü Text aus. Tipp: Halten Sie die Umschalttaste gedrückt und klicken Sie auf die erste und dann die letzte Spalte, um gleich alle zu markieren. Alles richtig eingestellt? Klicken Sie unten auf OK. Sie sehen jetzt Ihre Daten übersichtlich in einer Tabelle, können alles nochmal prüfen und die Daten überarbeiten.

Dürfen in der ersten Zeile meiner CSV-Datei Überschriften stehen?

Das macht keine Probleme. Sie können die erste Zeile später beim Import einfach ausklammern. Das Gleiche gilt übrigens auch für die letzte Zeile.  

Ein anderes Trennzeichen in der CSV-Datei einstellen

Sie wollen von einem Semikolon zu einem Komma als Trennzeichen zwischen Ihren Daten wechseln? So gehts:

• Klicken Sie oben auf den Reiter Datei und dann auf Speichern unter
• Öffnen Sie im Dialogfeld die Filteroptionen
• Wählen Sie unter Feldtrennzeichen ein anderes Zeichen aus

Die CSV-Datei im Tabellenprogramm speichern

Sie haben alles fertig überarbeitet? Klicken Sie wie auch zum Ändern des Trennzeichens oben auf Datei und wählen Sie einen Speicherort aus. CSV sollte als Format schon ausgewählt sein. Speichern und fertig.