CSV-Dateien vor dem Import mit IServ-Office überprüfen und bearbeiten

Mit IServ-Office werfen Sie vor dem Import ganz einfach einen Blick in Ihre CSV-Datei. So stellen Sie alles richtig ein, damit die Formatierung erhalten bleibt.

Was sind die Vorteile von IServ-Office?

IServ-Office ist Teil Ihrer IServ Schulplattform, also wahrscheinlich schon installiert und für Sie kostenfrei. Außerdem können Sie es auf jedem Computer im Browser benutzen. Sie müssen also kein extra Programm installieren.

Vorbereitung: CSV-Datei in IServ-Dateien speichern

Damit Sie Ihre CSV-Datei mit IServ-Office öffnen können, muss sie in Ihren IServ-Dateien liegen. Dabei ist es egal, ob das Ihre eigenen Dateien sind oder die gemeinsamen.  

Tipp: Im Gruppenordner der Admins können auch andere Admins Ihrer Schule damit arbeiten. Der Vorteil: Im Ordner liegt immer die aktuellste Version der Datei. Beim Öffnen speichert das Programm keine Kopie z. B. auf dem Rechner.

Eine CSV-Datei mit IServ-Office öffnen

Klicken Sie bei der Datei auf die drei Punkte am Ende der Zeile und wählen Sie In Office bearbeiten aus. Alternative: Gehen Sie über die Navigation links in IServ-Office und öffnen Sie die Datei von dort.

Es öffnet sich automatisch ein Dialog, in dem Sie genau einstellen können, wie Sie die Datei einlesen wollen. Vieles ist schon genau richtig eingestellt. An manchen Stellen müssen Sie allerdings noch nachsteuern:  

• Zeichensatz: Unicode (UTF-8) ist automatisch eingestellt. Das passt meistens auch. Manchmal brauchen Sie aber auch eine andere Formatierung. Ein schneller Check: Erscheinen untern in der Vorschau z. B. Umlaute richtig?
• Trennoptionen: Tabulator, Komma Semikolon, Leerzeichen? Wählen Sie das Trennzeichen so aus, dass Sie unten in der Vorschau eine Tabelle sehen. Ist das falsche Zeichen ausgewählt, erscheinen Ihre Informationen in der Zeile nebeneinander statt in Spalten.
• Spaltentyp: Definieren Sie alle Spalten als Text, damit das Programm die Daten unverfälscht so importiert, wie sie aus dem Schulverwaltungsprogramm kommen. Klicken Sie jede Spalte an und wählen Sie bei Spaltentyp Text aus.   Bestätigen Sie unten mit OK. Sie sehen die CSV-Datei als Tabelle.

CSV-Daten in IServ-Office bearbeiten oder ergänzen

Ihnen ist noch ein Fehler aufgefallen? Wenn Sie die CSV-Datei geöffnet haben, können Sie einfach nachbessern.  

Klicken Sie dazu unten einfach auf den Stift. Ein Warnhinweis erscheint, dass es Formatierungen und Inhalte gibt, die nicht im aktuellen Dateiformat gespeichert werden können. Das ist kein Problem. Klicken sie einfach auf Bearbeitung fortsetzen.
   

Macht es was, dass in der ersten Zeile die Namen der Spalten stehen?

Nein. Sie können sie beim Import später einfach ignorieren. Damit wird aus ihnen kein eigener Datensatz, d. h. Schüler(innen) mit dem Namen Vorname Nachname. Das gilt auch für die letzte Zeile.

Eine CSV-Datei mit IServ-Office speichern

Klicken Sie auf das Disketten-Symbol oben links oder gehen Sie auf Datei und dann Speichern. Wichtig: Sie überschreiben damit den alten Stand der CSV-Datei. Der Ablagepfad in den IServ-Dateien bleibt derselbe. Sie können die Datei später beim Import also einfach in IServ-Dateien auswählen, ohne Sie vorher auf Ihren Rechner zu laden.
   

Importprofil anpassen?  

Sie haben in Ihrem Importprofil bisher ein anderes Trennzeichen als ein Komma eingestellt? Dann müssen Sie das Trennzeichen hier anpassen, wenn Sie mit IServ-Office arbeiten. Der Grund: IServ-Office speichert das Trennzeichen immer als Komma. Das bedeutet: Wenn Sie Ihre CSV-Datei mit IServ-Office bearbeiten und speichern, wird Ihr Trennzeichen immer zu einem Komma – egal, welchen Trennzeichen Ihre Datei zuvor hatte. Damit der Import richtig klappt, müssen Sie in Ihrem Importprofil daher das Komma als Trennzeichen einstellen. Aber keine Sorge: Wenn das Trennzeichen nicht stimmt, macht Sie das Import-Modul beim Import mit einer Fehlermeldung darauf aufmerksam.  

Alles zu den Einstellungen im Importprofil können Sie hier nachlesen.