CSV-Dateien vor dem Import mit Microsoft Excel überprüfen und bearbeiten

Sind alle Daten bereit für den Import in die IServ Schulplattform? Haben die Spalten die Reihenfolge, die im Importprofil ausgewählt ist? Mit den richtigen Einstellungen öffnen Sie Ihre CSV-Datei mit Excel übersichtlich, ohne die Codierung zu überschreiben.

Schritt 1: Daten auswählen und alles Wichtige einstellen

• Öffnen Sie Excel und ein neues, leeres Dokument
• Klicken Sie im Reiter Daten oben links auf Daten abrufen, wählen Sie Aus Datei und dann Aus Text/CSV aus. Wichtig: Der Weg kann je nach Ihrer Version von Excel ein wenig anders aussehen, funktioniert aber im Prinzip gleich. Suchen Sie also einfach mal nach Daten aus Text/CSV-Datei öffnen, wenn es bei Ihnen anders aussieht.
• Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre CSV-Datei angeben können, die Sie importieren wollen
• In einem Dialog fragt Sie Excel jetzt, wie es Ihre Datei einlesen soll
• Dateiursprung: Geben Sie die Codierung Ihrer Datei an. Die meisten Dateien in unserem Winkel der Welt haben die Codierung Unicode (UTF-8) – sie funktioniert für Sonderzeichen sehr zuverlässig. Sie sind nicht ganz sicher, welche Codierung Ihre Datei hat? Achten Sie in der Vorschau gezielt auf Sonderzeichen: Sehen die normal aus?
• Trennzeichen: Geben Sie das Zeichen an, das die Daten in Ihrer CSV-Datei von einander trennt. Ob Sie das richtige Zeichen ausgewählt haben, erkennen Sie an der Vorschau: Sehen Sie eine Tabelle oder stehen alle Daten in der ersten Spalte? Tipp: Wenn Sie keine Tabelle sehen, sehen Sie zumindest das richtige Trennzeichen. Es steht zwischen Vorname und Nachname usw.
• Datentyperkennung: Wählen Sie hier Datentyp nicht ermitteln aus, damit Excel nicht automatisch einen Datentyp annimmt, sondern Ihre Daten unverändert übernimmt. Die Schüler-ID wird so z. B. nicht zur Exponentialzahl.
• Alles sieht in der Vorschau gut aus? Bestätigen sie unten mit einem Klick auf Daten transformieren.

Schritt 2: Erste Zeile und Datentyp einstellen

Sie erreichen einen Zwischenschritt, in dem Sie Ihre Daten schon sehen, aber noch nicht bearbeiten können. Hier brauchen Sie die folgenden Einstellungen:

• Erste Zeile als Überschriften definieren: Gehen Sie oben im Reiter Start auf Erste Zeile als Überschriften verwenden, damit Excel Ihre erste Zeile als Überschriften und nicht als Daten liest
• Datentyp nochmal festlegen: Leider ist Excel sehr hartnäckig und interpretiert jetzt wieder Ihre Spalten neu, d. h. nicht mehr als Text. Den Datentyp einer Spalte sehen Sie oben unter Start und Datentyp. Klicken Sie einfach die Spalten durch und schauen Sie, ob bei Datentyp immer Text erscheint. Sie sehen einen anderen Typ wie Ganze Zahl? Wählen Sie im Drop-down einfach wieder Text aus und klicken Sie im Pop-up Alle ersetzen an.
• Alles sieht jetzt gut aus? Klicken Sie oben auf Schließen und laden. Jetzt übernimmt Excel alle Daten in das neue Dokument, ohne sie zu verfälschen.

Wichtig: Ihre CSV-Datei darf nur ein Tabellenblatt haben. Wahrscheinlich hat Excel ein neues Datenblatt für Ihre Daten angelegt. Wählen Sie das leere Tabellenblatt einfach aus und klicken Sie auf Löschen.  

Jetzt können Sie Ihre Daten bearbeiten.

Schritt 3: Die Daten in Excel als CSV-Datei speichern

• Gehen Sie wie gewohnt oben auf Datei und dann auf Speichern unter
• Geben Sie Ihrer Datei einen Namen und den Speicherort an
• Wichtig: Wählen Sie unten unter Dateiformat CSV aus. Excel berücksichtigt dabei automatisch die richtige Codierung UTF-8.  

Sie können Ihre CSV-Datei danach mit dem Import-Modul importieren.