Gruppen zu IServ-Terminen einladen
Um Gruppen wie eine ganze Klasse zu einem Termin einzuladen, gibt es verschiede Möglichkeiten: Sie können einen Termin im IServ-Gruppenkalender einstellen oder einfach eine ganze Gruppe aus Ihrem Kalender heraus zu einem Termin einladen. Großes Fragezeichen? Gleich nicht mehr. Welche Option für welchen Termin am besten passt und welche Unterschiede es zwischen den Möglichkeiten gibt.
Welche Möglichkeiten gibt es, einen Termin für eine Gruppe einzustellen?
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Sie können einen Termin in den Kalender einer Gruppe eintragen
Optimal für Regeltermine oder Termine wie das Schulfest, die bekannt sind - Sie können einen Termin in Ihren normalen Kalender eintragen und die ganze Gruppe dazu einladen
Optimal für Termine, die nicht bekannt sind und an denen sich vielleicht etwas ändert
Möglichkeit 1: Termin im Gruppenkalender
Jede Gruppe hat in der IServ-Schulplattform automatisch einen Kalender. Alle Ihre Gruppenkalender sehen Sie in der Kalenderliste im IServ-Modul »Kalender«. Gruppenkalender verwalten Sie als Lehrkraft. Schüler(innen) können zwar Termine sehen, aber in der Regel keine Termine einstellen oder löschen.
Vorteil: Gruppenkalender sind optimal für Termine, die bekannt sind
Termine in Gruppenkalendern senden keine Benachrichtigungen – weder, wenn sie erstellt werden, noch wenn sich etwas ändert. Der Gruppenkalender ist daher der optimale Ort für Termine, über die alle Bescheid wissen. Das können Regeltermine sein oder Termine, die schon angekündigt wurden und bekannt sind wie das Schulfest.
Im Gruppenkalender zu einem Termin einladen – Schritt für Schritt
Einen Termin in einen Gruppenkalender einzustellen, ist ganz einfach und funktioniert wie bei jedem normalen Kalender.
- Öffnen Sie den IServ-Kalender – über die linke Navigation oder die Termine auf Ihrer IServ-Startseite
- Klicken Sie oben auf Hinzufügen oder direkt auf den Zeitraum, für den Sie den Termin einstellen wollen. Indem Sie die Maus gedrückt über mehrere Stunden oder Tage ziehen, wählen Sie einen Zeitraum aus.
- Das Eingabefeld für Ihren neuen Termin öffnet sich
- Betreff: Tragen Sie den Titel ein
- Kalender: Wählen Sie den Gruppenkalender aus
- Beginn und Ende: Tragen Sie die Zeit ein, falls Sie den Zeitraum nicht im Kalender markiert haben
- Erstellen und fertig. Der Termin taucht automatisch im Gruppenkalender auf.
Wichtig: Die Gruppe bekommt keine Benachrichtigung – auch, wenn sich etwas ändert, gibt es keine Nachricht.
Möglichkeit 2: Gruppeneinladung aus dem eigenen Kalender
Neben dem Gruppenkalender haben alle einen eigenen Kalender. Bei der zweiten Option erstellen Sie einfach einen Termin in Ihrem Kalender und laden die Gruppe dazu ein. Die Teilnehmer(innen) können den Termin importieren, damit er in ihrem persönlichen Kalender erscheint.
Vorteil: Gruppeneinladungen im eigenen Kalender sind optimal für Termine außer der Regel
Diese Option ist optimal für Einzeltermine oder Termine, die außer der Regel stattfinden oder wichtige Informationen haben. Der Vorteil: Alle Gruppenmitglieder bekommen automatisch eine E-Mail, sobald Sie den Termin einstellen, löschen, verschieben, eine Agenda hinzufügen oder sonst etwas ändern. Die E-Mail erscheint direkt auf ihrer IServ-Startseite.
Eine Gruppe zu einem Termin im eigenen Kalender einladen – Schritt für Schritt
- Öffnen Sie Ihren IServ-Kalender über die Startseite oder die Navigation links
- Klicken Sie auf Neuer Termin oder markieren Sie einen Zeitraum im Kalender
- Tragen Sie wie gewohnt Titel, Start und Ende ein
- Wählen Sie bei Kalender Ihren persönlichen Kalender aus
- Klicken Sie auf Erweiterte Optionen
- Klappen Sie unten Teilnehmer einladen aus und tragen Sie den Namen der Gruppe ein
Wie können Teilnehmer(innen) Gruppeneinladung zu- oder absagen
Einladungen an Gruppen funktionieren anders als Einladungen an einzelne Personen. Bei Gruppeneinladungen bekommen Gruppenmitglieder nur die Information, dass Sie den Termine eingestellt haben. Sie können nicht direkt zu- oder absagen. Stattdessen können Sie den Termin importieren. Erst dann taucht er in ihrem Kalender auf. Sie selbst bekommen keine Bestätigung, welches Gruppenmitglied den Termin importiert hat oder dabei sein wird.
Die Gruppenmitglieder bekommen automatisch eine E-Mail, wenn Sie den Termin anlegen, verändern oder entfernen. Um den Termin zu aktualisieren, müssen sie wieder auf Importieren klicken.