Im IServ-Kalender zu einem Termin einladen, Termine ändern und absagen

Mit dem IServ-Kalender organisieren Sie schnell alles vom Projekttreffen bis zum Elterngespräch. Die IServ Schulplattform gibt allen Bescheid, dass sie eingeladen sind, sich etwas ändert oder der Termin doch nicht stattfinden kann. So laden Sie Schüler(innen), Kollegin(inn)en, Eltern und andere zu Terminen ein und halten sie auf dem aktuellsten Stand.

Zu einem IServ-Termin einladen

• Öffnen Sie den IServ-Kalender über den Kalender auf der Startseite oder die Navigation links
• Klicken Sie oben auf Neuer Termin oder markieren Sie direkt im Kalender einen Zeitraum
• Tragen Sie Titel und Zeitraum ein und wählen Sie am besten Ihren persönlichen Kalender aus
• Öffnen Sie die Erweiterten Einstellungen
• Gehen Sie unten auf Teilnehmer einladen und tragen Sie die Teilnehmer(innen) ein, die Sie zum Termin einladen wollen  

Sie haben verschiedene Optionen, Teilnehmer(innen) für einen Termin einzutragen

• IServ-Mail-Adresse
• Externe E-Mail-Adresse
• Gruppen
• Kontakt intern
• Kontakt extern  

Tipp: Verwenden Sie am besten IServ-Mail-Adressen oder Kontakte, wenn Sie die Wahl haben. Die IServ Schulplattform weist Nutzer(innen) auf mehreren Wegen auf einen Termin hin. Außerdem können sie zu- und absagen. Bei externen Adressen geht das nicht.

Wo sehen die Teilnehmer(innen) die Einladung zum IServ-Termin?

Sobald es einen neuen Termin gibt, schickt die IServ Schulplattformen den Teilnehmer(inne)n eine E-Mail. In der E-Mail stehen alle Details, die für den Termin eingetragen sind. Wann findet er statt und wo? Gibt es eine Agenda?
 

Besonders praktisch, wenn die Einladung an eine IServ-Mail-Adresse gegangen ist:  

• Die Einladungs-Mail erscheint auf der Startseite
• Der Termin ist auf der Startseite im Kalender zu sehen
• Die Einladungen erscheinen oben rechts im Kalender. Eine Zahl verrät, wie viele Einladungen es gibt.

IServ-Termine zu- oder absagen

Zu- und absagen können nur Teilnehmer(innen) mit einer IServ-Mail-Adresse. Bei externen E-Mail-Adressen bleibt für Sie als Organisator(in) also immer ein Fragezeichen stehen.   Teilnehmer(innen) mit IServ-Mail-Adressen haben zwei Möglichkeiten zu- oder abzusagen.

1. In der E-Mail: Neben den Details zum Termin können sie unten auf die Buttons Zusagen, Absagen oder Vielleicht klicken
2. Direkt im Termin: Hier gibt es neben den Details zum Termin ebenfalls die Buttons Zusagen, Absagen und Vielleicht  

Fehler beim Versenden, Zu- und Absagen im Blick behalten

Sie haben die E-Mail versehentlich an eine Adresse mit Tippfehler geschickt. Wenn es beim Versenden der E-Mail einen Fehler gab, bekommen Sie automatisch eine E-Mail. Das Gleiche gilt für Zu- und Absagen oder ein Vielleicht. Sobald die Teilnehmer(innen) in der Einladung auf einen der Buttons klicken, schickt Ihnen die IServ Schulplattform eine E-Mail. Alternativ können Sie auch auf den Termin in Ihrem Kalender klicken. Hier sehen Sie ebenfalls sehr übersichtlich mit einem roten oder einem grünen Icon, wer dabei sein kann.

Das Fragezeichen bedeutet, dass es hier noch keine Zu- oder Absage gibt. Da alle mit externen E-Mail-Adressen nicht zu- oder absagen können, wird bei ihnen das Fragezeichen stehen bleiben.

IServ-Termine verschieben und Details ändern

Die Teilnehmer(innen) haben alle keine Zeit und Sie wollen den Termin verschieben? Ein Punkt in der Agenda ist dazu gekommen?  

• Öffnen Sie den Termin, indem Sie ihn in Ihrem Kalender oder in der Kalenderansicht auf Ihrer Startseite anklicken.
• Gehen Sie auf Bearbeiten
• Tragen Sie einen anderen Zeitraum ein, korrigieren Sie eine E-Mail-Adresse mit Tippfehler oder ändern Sie andere Details des Termins
• Speichern und fertig. Die IServ Schulplattform schickt allen Teilnehmer(inne)n automatisch eine neue Einladung mit allen Änderungen.

IServ-Termine absagen

• Öffnen Sie Ihren Kalender oder gehen Sie auf die Kalenderansicht auf Ihrer IServ-Startseite
• Klicken Sie auf den Termin, um ihn zu öffnen
• Gehen Sie unten rechts auf den Button Löschen und bestätigen Sie nochmal mit Ja

Wie sehen die Teilnehmer(innen) Änderungen oder Absagen?

Sobald Sie den Termin fertig bearbeitet und auf Speichern geklickt haben, schickt die IServ Schulpattform eine neue Einladung an die Teilnehmer(innen).  

Was sich geändert hat, ist durchgestrichen. Die neuen Informationen stehen eine Zeile darunter.  

Alle mit IServ-Mail-Adresse können wieder direkt in der Mail auf Zusagen, Absagen oder Vielleicht klicken. Oder sie erledigen das im Kalender. Dazu öffnen sie einfach den IServ-Kalender und klicken oben rechts auf Einladungen. Eine Zahl verrät, wie viele offene Einladungen es gibt. Ist der Termin gelöscht, schickt die IServ Schulplattform ebenfalls eine E-Mail mit der Information. Außerdem ist der Termin im Kalender als Abgesagt gekennzeichnet.