In IServ-Buchungen Räume und Objekte anlegen

Mit dem IServ-Modul »Buchungen« verwalten Sie vom Sezierbesteck bis zur Turnhalle alles einfach und übersichtlich. Damit das klappt, müssen Sie Zeiten, Räume und Objekte hinterlegen. So einfach machen Sie das Modul startklar.

Überblick: Wie mache ich das IServ-Modul »Buchungen« startklar?

Bevor alle buchen können, müssen Sie ein paar Informationen eintragen. Das machen Sie in der Verwaltung der IServ Schulplattform oder von Buchungen – je nachdem, ob die Information nur für das Modul oder für die ganze Schule und auch für andere Module gilt.  

1. Verwaltung der IServ Schulplattform

In der Verwaltung der IServ Schulplattform hinlegen Sie Informationen für die komplette IServ Schulplattform: Wie ist das Zeitraster der Schule? Welche Räume gibt es an der Schule? Wer hat welche Berechtigungen? Das bedeutet: Neben Buchungen arbeiten auch andere IServ-Module mit den Informationen. Vielleicht haben Sie diese Informationen auch schon hinterlegt.  

2. Verwaltung im IServ-Modul »Buchungen«

Hier geben Sie gezielt für das IServ-Modul »Buchungen« an: Welche Objekte sind buchbar? Welche Räume sind buchbar? Wichtig: Objekte tragen Sie hier ganz neu ein. Räume und Zeiten sehen Sie hier nur, wenn Sie sie vorher in der Verwaltung der IServ Schulplattform hinterlegt haben.

Wichtig, wenn Sie mit Untis arbeiten: Sie können das IServ-Modul Buchungen leider noch nicht mit der Raumbuchung von Untis verknüpfen.

Zeitraster für die Schule anlegen (Verwaltung IServ Schulplattform)

Indem Sie in der Verwaltung der IServ Schulplattform ein Zeitraster hinterlegen, geben Sie vor: Für welche Zeitblöcke kann man etwas buchen? D. h. von wann bis wann dauern die Schulstunden?

• Gehen Sie in der seitlichen Navigation auf die Verwaltung der IServ Schulplattform
• Klicken Sie auf Ressourcen und wählen Sie im Drop-down-Menü Zeitraster aus
• Fügen Sie Zeitblöcke hinzu und definieren Sie die buchbaren Zeiten für Montag
• Um das Raster von Montag auf die anderen Tage zu kopieren, klicken Sie auf Montag kopieren
• Speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf Speichern

Räume der Schule hinterlegen (Verwaltung IServ Schulplattform)

Genau wie die Zeiten hinterlegen Sie auch die Räume der Schule in der Verwaltung Ihrer IServ Schulplattform. Dieser Bereich ist wie eine zentrale Sammelstelle für alle Räume, die mehrere Module verwenden.  

• Öffnen Sie über die seitliche Navigation die Verwaltung der IServ Schulplattform
• Gehen Sie auf Ressourcen und wählen Sie im Drop-down-Menü Räume aus
• Klicken Sie auf Hinzufügen und tragen Sie die Informationen zum Raum ein  

Wichtig: Für das IServ-Modul »Buchungen« müssen Sie nur einen Titel eintragen. Andere Module brauchen mehr Informationen. Es lohnt sich also, mehr Informationen zu hinterlegen.

Benutzerrechte für Buchungen festlegen (Verwaltung IServ Schulplattform)

Wer darf mit dem IServ-Modul »Buchungen« wie arbeiten? Genau wie die Räume und Zeiten legen Sie auch die Berechtigungen im Verwaltungsbereich Ihrer IServ Schulplattform fest.

• Öffnen Sie die Verwaltung Ihrer IServ Schulplattform über die linke Navigation und gehen Sie auf Benutzer
• Wählen Sie im Drop-down-Menü Rechte und Gruppenmerkmale aus
• Sie sehen die Berechtigungen für alle Module
• Gehen Sie zum IServ-Modul »Buchungen«

Tragen Sie für die Berechtigungen Personen und Gruppen ein

• Buchungen administrieren: Personen können Ressourcen und Räume buchbar machen und Buchungen anderer Nutzer(innen) bearbeiten oder löschen
• Buchungen durchführen: Personen dürfen freigegebene Räume und Ressourcen buchen
• Buchungen ansehen: Personen können sehen, wer was wann gebucht hat, aber keine eigenen Buchungen durchführen
• Buchungen im Namen anderer Nutzer durchführen: Wer hier eingetragen ist, darf Räume und Ressourcen buchen und jemand anderes als verantwortlich eintragen
• Wiederkehrende Buchungen durchführen: Personen können ihre Buchung sich wiederholen lassen. Sie müssen als nicht jede Buchung neu eintragen.

Buchbare Objekte hinzufügen (Verwaltung IServ-Modul »Buchungen«)

Alles, was andere später buchen können, müssen Sie als Objekt im Modul »Buchungen« hinterlegen. So gehts:

• Wenn Sie noch keine Objekte im Modul hinterlegt haben: Klicken Sie im IServ-Modul »Buchungen« auf den Hinweis Buchbare Objekte verwalten
• Alternativ: Gehen Sie im Modul auf Verwalten und wählen Sie ihm Drop-down-Menü Objekte aus und klicken Sie auf Hinzufügen
• Geben Sie den Titel der Ressource ein – z. B. Beamer oder iPad-Koffer
• Definieren Sie die Anzahl der Objekte: Ihr Koffer hat 30 iPads, die einzeln buchbar sind? Geben Sie 30 ein. Der Koffer soll nur als Ganzes buchbar sein? Setzen Sie 1 ein.
• Buchungsberechtigung und Anzeigeberechtigung: Über diese Felder bestimmen Sie, dass nur eine bestimmte Gruppe von Personen eine bestimmte Gruppe von Ressourcen buchen bzw. sehen kann – z. B. nur die Schülervertretung darf einen bestimmten Besprechungsraum buchen. Was Sie hier eintragen, überschreibt die Rechte, die Sie zuvor allgemein für das Modul eingetragen haben. Sie wollen keiner Gruppe ein Recht für bestimmte Ressourcen geben? Tragen Sie einfach nichts ein.
• Speichern und fertig  

In der Liste sehen Sie alle Ressourcen, die buchbar sind.

Festlegen, welche Räume buchbar sind (Verwaltung IServ-Modul »Buchungen«)

Zuvor haben Sie in der Verwaltung der IServ Schulplattform angegeben, welche Räume es generell an Ihrer Schule gibt. Im Modul tragen Sie jetzt ein, welche dieser Räume buchbar sind.

• Wenn Sie noch keine Räume hinterlegt haben, bekommen Sie gleich beim Öffnen des Moduls einen Hinweis. Klicken Sie darauf.
• Alternative: Wählen Sie im Modul unter Verwalten im Drop-down Räume aus und klicken Sie auf Hinzufügen
• Raum: Wählen Sie aus allen in der Verwaltung der IServ Schulplattform hinterlegten Räumen einen aus
• Von-bis: In welchem Zeitraum ist der Raum buchbar? Ist die Bibliothek z. B. nur zwischen 9 und 10 frei? Welche Zeiten grundsätzlich möglich sind, bestimmt das Zeitraster, das Sie in der Verwaltung der IServ Schulplattform für Ihre Schule hinterlegt haben.
• Wochentage: Der Raum ist nur an den Tagen mit Haken buchbar
• Buchungs- und Anzeigeberechtigung: Sollen nur bestimmte Gruppen von Personen einen Raum buchen bzw. sehen können?
• Speichern und fertig

In der Übersicht sehen Sie alle Räume, die im Modul als buchbar eingetragen sind.