IServ-Gruppen für AGs und mehr per Hand anlegen

Gruppen machen es einfacher, zusammen zu lernen oder gemeinsam intensiv an etwas zu arbeiten. Je nach Einstellungen haben sie einen gemeinsamen Bereich für Dateien, einen Messenger-Raum, einen Kalender. Lehrkräfte können Gruppen einfach zu einem Termin einladen, indem sie den Gruppennamen als Empfänger auswählen. Gruppen wie Jahrgänge oder Klassen legt das Import-Modul an. Wie Sie darüber hinaus Gruppen für AGs, Wahlpflichtkurse, Projektteams und mehr per Hand hinzufügen.

Was ist der Vorteil von IServ-Gruppen?

Gruppen machen es für die Mitglieder einfacher, zusammen zu lernen und an etwas zu arbeiten. Außerdem ist es einfacher, sie gemeinsam anzuschreiben, zu einem Termin einzuladen und vieles mehr. Statt Pimpel, Happy, Chef, Hatschi, Seppel, Schlafmütz und Brummbär können Sie einfach die AG Bergbau als Empfänger angeben.  

Je nach Einstellung haben Gruppen z. B. gemeinsam  

• einen Dateibereich
• einen Kalender
• einen Messenger-Raum
• ein Forum

Welche IServ-Gruppen lege ich per Hand an? Welche besser nicht?

Beim Import legt die IServ Schulplattform automatisch Klassen- und Jahrgangsgruppen an. Sie sind die Grundstruktur der Schule. Diesen Bereich sollten Sie ganz dem Import-Modul überlassen. Der Grund: Das Import-Modul kümmert sich nicht um manuell angelegt Gruppen. Außerdem belegen Sie unter Umständen Namen für Gruppen. Wenn Sie per hand eine 8a angelegt haben, kann das Import-Modul die 7a zum Jahreswechsel nicht in 8a umbenennen, da der Name belegt ist. Das Ergebnis ist mehr Aufwand für Sie und Chaos.

Mehr zu Gruppen und dem Import-Modul finden Sie hier.  

Darüber hinaus gibt es allerdings viele Gruppen, die Sinn machen  

• AGs
• Klassenübergreifende Kursgruppen für z. B. Religion
• Wahlpflichtkurse
• Pädagogische Assistent(inn)en
• Projektteams
• Gruppen für alle, die über einen längeren Zeitraum intensiver zusammenarbeiten

Wichtig: Theoretisch könnten Sie auch diese Gruppen mit dem Import-Modul anlegen, wenn Sie sehr viele haben und das Ihre Daten aus dem Schulverwaltungsprogramm hergeben. Wenn Sie sich für diese Option entschieden haben, sollten Sie die jeweiligen Gruppen wieder besser nicht per Hand pflegen.  

Gruppen per Hand anlegen – Schritt für Schritt

• Klicken Sie links in der Navigation auf Verwaltung, wählen Sie im Dropdown Benutzer den Punkt Gruppen aus
• Gehen Sie auf Mehrere erstellen
• Fügen Sie bei Gruppen die Namen der Gruppen ein, die Sie anlegen wollen – z. B. die Liste Ihrer AGs. Sie können einfach ins Feld schreiben oder die Namen reinkopieren.
• Haken bei Gruppen erstellen – ist standardmäßig gesetzt
• Bestätigen Sie unten mit einem Klick auf den grünen Button Aktion ausführen
• Im Aktionsprotokoll sehen Sie, dass die Gruppen angelegt wurden

Gruppenbesitzer(in) festlegen

Eine neue Gruppe hat noch keine Mitglieder. Theoretisch könnten Sie als Admin allen Gruppen Mitglieder zuordnen. An vielen Schulen funktioniert es allerdings ganz gut, diese Aufgabe an die Lehrkräfte zu übertragen, die mit den Gruppen arbeiten. Dazu legen Sie einfach die Lehrkräfte als Gruppenbesitzer(innen) fest. Oder wer auch immer für eine Gruppe verantwortlich ist.

Was Gruppenbesitzer(innen) machen können  

• Mitglieder hinzufügen und entfernen
• Das Gruppenforum moderieren
• Gruppenanträge der Gruppe eigenständig bearbeiten
• Nach Gruppen filtern, von denen sie Besitzer(in) sind

So fügen Sie Gruppenbesitzer(innen) hinzu   

• Gehen Sie in der Verwaltung unter Benutzer auf Gruppen – oder wenn Sie die Gruppen gerade angelegt haben: Klicken Sie auf Zurück zu Gruppen
• Tippen Sie in die Suche AG bzw. einen Bestandteil des Namens ihrer Gruppe ein und klicken Sie auf Filtern
• Gehen Sie unten auf Bearbeiten
• Wählen Sie unter Besitzer aus, wen Sie der Gruppe als Besitzer(in) zuordnen wollen
• Bestätigen Sie unten mit OK
• Danach sehen Sie in der Übersicht der Gruppen, dass unter Besitzer ein Name eingetragen ist
   

Tipp: Sie können auch gleich mehreren Gruppen Besitzer(innen) zuordnen. Filtern Sie für AGs z. B. nicht nach dem vollen Namen, sondern nur nach AG. Mit einem Klick auf Bearbeiten können Sie die Namen aller AGs bequem in einer Liste abarbeiten.  

Gruppenmerkmale anpassen

Gruppenmerkmale sind Merkmale der Gruppe – nicht der einzelnen Mitglieder. Es kann also sein, dass man die Gruppe alle Schüler(innen) über die Suche nicht findet, aber die Schülerin Anna Maier, die Mitglied der Gruppe ist. Über die Gruppenmerkmale steuern Sie, was eine Gruppe machen kann, ob sie gefunden wird, ob sie einen eigenen Dateibereich, Raum im Messenger oder vieles mehr hat.

Gruppenmerkmale hinzufügen oder entfernen

• Klicken Sie in der Verwaltung unter Besitzer auf Gruppen
• Gehen Sie auf Gruppenmerkmale  

Beispiele für Gruppenmerkmale  

• Gruppe darf Aufgaben erhalten
• Gruppe darf an Klausuren teilnehmen
• Gruppe darf E-Mails empfangen
• Gruppe darf externe E-Mail empfangen
• Gruppe hat Dateibereich
• Gruppe hat Forum
• Gruppe hat Messenger-Raum
• Gruppe hat Kalender
• Gruppenmitglieder dürfen die Gruppe verlassen
• Gruppe ist in der Autovervollständigung enthalten  

Mehr zu den Gruppenmerkmalen können Sie hier nachlesen.

Gruppennamen ändern

• Gehen Sie in der Verwaltung unter Benutzer auf Gruppen
• Suche Sie eine oder mehrere Gruppen über den Filter
• Kicken Sie unten auf Bearbeiten
• Sie können unter Namen jetzt einfach Tippfehler korrigieren oder bei Jahreswechsel die Gruppe Ethik 7 in Ethik 8 ändern

Per Hand angelegte Gruppen zum Schuljahreswechsel prüfen

Alle Änderungen bei Gruppen, die das Import-Modul angelegt hat, übernimmt das Import-Modul. Aus der 7b wird in der Regel die 8b. Das gilt nicht für Gruppen, die Sie per Hand hinzugefügt haben.  

Werfen Sie daher beim Schuljahreswechsel einen Blick auf Ihre manuell angelegten Gruppen:    

• Gruppenname: Wo müssen Sie den Namen anpassen?
  Welche Gruppen bleiben so und rücken z. B. einfach ein Jahr höher? Aus Ethik 7 wird z. B. einfach Ethik 8, weil die Mitglieder fast vollständig gleich bleiben.
• Gruppengültigkeit: Bei welchen Gruppen ändern sich die meisten Mitglieder?
  In dem Fall macht es Sinn, die alte Gruppe zu löschen und eine neue anzulegen. Dadurch werden die alten Daten und Diskussionen im Messenger gelöscht. Die neue Gruppe startet also neu.
• Gruppenbesitzer: Stimmen die Besitzer(innen) der Gruppen noch?
  Oder unterrichtet jetzt nicht mehr Herr Pascal, sondern Herr Zarathustra Religion?
• Gruppenmitglieder: Hier hat sich bestimmt auch etwas getan.
  Im Idealfall ändern die Gruppenbesitzer die Mitgliederliste.