50-%-Regeln: Wie das Import-Modul Gruppen ändert

Vor allem wenn Sie Daten zum Jahreswechsel importieren, tut sich viel in den Klassengruppen: Schüler(innen) verlassen die Schule und damit eine Klassengruppe. Die meisten werden versetzt und bleiben in ihrer Klassengruppe. Aus der 5b wird die 6b. Andere verlassen die Schule oder bleiben sitzen und sind nicht mehr in ihrer Gruppe. Wieder andere kommen dazu. Manche Klassen werden neu aufgeteilt, weil die Schüler(innen) sich für eine Fremdsprache entscheiden können. Das Import-Modul reagiert auf all diese Änderungen, indem es Gruppen umbenennt, löscht oder hinzufügt. Dabei folgt es den 50-%-Regeln.

Wichtig: Diese Regeln müssen Sie natürlich nicht auswendig aufsagen können. Es ist aber praktisch, wenn Sie ungefähr eine Vorstellung im Hinterkopf haben. Sie verstehen dadurch besser, was beim Import mit den Gruppen passiert.

Wie funktionieren die 50-%-Regeln?

Kurz: Bei allen Änderungen sind immer 50 % der Mitglieder einer Gruppe entscheidend. Ob das Modul die Gruppe löscht, den Namen ändert oder neu anlegt, hängt also davon ab, für wieviel Prozent der Gruppe sich etwas ändert. Wie viel Prozent verlassen die Gruppe? Wie viel Prozent kommen dazu? Wie viel Prozent bleiben in der Gruppe und werden versetzt? Wenn sich für 50 % oder mehr etwas ändert, wird es spannend. Erst in diesem Fall ändert das Modul die Gruppe. Unten mehr zu den einzelnen Fällen.

Wichtig: Für die 50 % zählen alle Gruppenmitglieder – also nicht nur Schüler(innen), sondern andere Mitglieder, die Sie mit dem Import-Modul verwalten. Auch Lehrkräfte. Das Modul schlägt Ihnen nicht vor, aus der 5d eine 6d zu machen, obwohl das eigentlich so sein sollte, weil bis auf Anna alle versetzt werden? Schauen Sie nach, ob z. B. sehr viele Lehrkräfte in der Gruppe sind.  

Wann ändert das Import-Modul den Gruppennamen?

Regel: Haben mindestens 50 % der Mitglieder einer Gruppe eine neuen Klasseninformation, schlägt das Modul vor, die Gruppe umzubenennen.

Das bedeutet: Werden mindestens 50 % der Klasse 5b versetzt und verlassen die Schule nicht, wird aus der Klasse 5b die 6b.

Wann bleibt der Gruppenname gleich?

Regel: Behalten mindestens 50 % einer Gruppe die gleiche Klasseninformation, bleibt der Name, wie er ist.

Das bedeutet: Bleiben also 50 % der Klasse sitzen und wiederholen die 5b, bleibt die 5b auch im nächsten Jahr die 5b. Ein etwas wahrscheinlicherer Fall: An Berufsschulen ändert sich der Name der Klasse oft über mehrere Jahre nicht. Das Modul benennt sie also auch nicht um.

Wann löscht das Import-Modul Gruppen?

Regel: Wenn mehr also 50 % die Gruppe verlassen, schlägt das Modul vor, die Gruppe zu löschen.

Das bedeutet: Das ist z. B. bei Abschlussklassen so: Die meisten Schüler(innen) verlassen die Schule. Daher besteht die Klasse nicht mehr. Oder anderes Beispiel: Klassen, bei denen die Schüler(innen) im nächsten Jahr neu aufgeteilt werden, weil Sie sich für bestimmte Sprachen entscheiden.

Wann legt das Import-Modul neue Gruppen an?

Haben Schüler(innen) Klasseninformationen, zu denen es noch keine Gruppe gibt, schlägt das Modul vor, eine neue Gruppe zu bilden. Das ist z. B. bei Schüler(inne)n so, die ganz normal an der Schule starten. Das Modul bildet eine erste oder fünfte Klasse. Das Gleiche gilt für Klassen, die entstehen, weil die Schüler(innen) neu aufgeteilt werden. Wird z. B. die 6d aufgelöst und nicht zur 7d, legt das Modul eine neue Klasse 7d an.

Um welche Gruppen kümmert sich das Import-Modul?

Das Import-Modul löscht, ändert Namen etc. nur von Gruppen, die es verwaltet. Das bedeutet: Es wendet die Regeln nur bei Gruppen an, die das Gruppenmerkmal haben: vom Import-Modul verwaltet. Alle Gruppen, die das Import-Modul angelegt hat, haben diese Merkmal automatisch. Dabei gilt auch: Gibt es eine manuell angelegt Gruppe mit einem Namen schon, kann das Modul den Namen nicht mehr verwenden. Haben Sie also die 6b schon per Hand angelegt, kann das Modul aus der 5b nicht automatisch die 6b machen.  

Wichtig: Legen Sie keine Klassengruppen manuell an! Sie werden nicht vom Import-Modul verwaltet und kommen ihm eventuell in die Quere, weil Namen schon belegt sind.

Was passiert mit gemeinsamen Dateien und Kalendern von Gruppen?

Löscht das Import-Modul eine Gruppe, wird auch der Dateibereich und Kalender der Gruppe gelöscht. Sie haben allerdings noch 90 Tage Zeit, bis alles endgültig verschwindet: Sie können die Gruppe in dieser Zeit als Admin wiederherstellen, wenn noch etwas Wichtiges im Dateibereich liegt.