Eine CSV-Datei mit dem Import-Modul importieren

Die CSV-Datei ist vorbereitet? Check. Sie haben das passende Importprofil? Check. Dann können Sie jetzt Ihre Daten hochladen. Das funktioniert gleich, egal ob Sie zum ersten Mal Daten hochladen oder zum zehnten Mal. Beim ersten Import legt das Import-Modul jede Menge neue Accounts an. Das dauert in der Regel einen Moment. Später ändert es hier und da ein paar Daten, fügt neue Benutzer(innen) hinzu oder nimmt sie heraus. Das geht schneller. Der einzige Sonderfall: Sie haben schon Daten manuell angelegt. Das bedeutet, Sie haben Daten ohne Import-ID. In dem Fall brauchen Sie einen Erstabgleich.

CSV-Datei für den Import auswählen

• Öffnen Sie das Import-Modul, indem Sie in der Navigation links auf Verwaltung und dann im Reiter Benutzer auf Import klicken
• Wählen Sie im Feld Profil Ihr Importprofil aus. Sie haben noch kein Importprofil? Wie Sie es vorbereiten, erfahren Sie hier.
• Laden Sie die CSV-Datei hoch, die Sie vorbereitet haben – mit Hochladen von Ihrem Rechner, über IServ-Datei von Ihrer IServ Schulplattform oder ziehen Sie die Datei einfach ins Fenster. Sie haben Ihre CSV-Datei noch nicht exportiert oder vorbereitet? Mehr dazu hier.
• Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen und schauen Sie, ob alle Benutzer(innen) und Gruppen richtig sind.

Daten in der Import-Vorschau überprüfen

Bevor Sie die Daten tatsächlich hochladen, können Sie in der Vorschau nochmal einen Blick darauf werfen: Zuerst auf die Benutzerdaten. Dann auf die Gruppen. Und dann auf beides im Überblick. Wichtig: Solange Sie sich in der Vorschau bewegen, ist noch nichts in Stein gemeißelt. Ein Fehler ist noch nicht im System. Sie haben in der Vorschau einen Fehler bemerkt? Korrigieren Sie ihn einfach und laden Sie Ihre überarbeitete Datei nochmal ins System.

Import-Vorschau 1: Überprüfen der Benutzeränderungen

Hier sehen Sie jeweils in einem eigenen Abschnitt, markiert mit einer eigenen Farbe: Welche Accounts sind neu? Falls das nicht Ihr erster Import ist: Bei welchen Daten ändert sich etwas? Welche Accounts fallen weg? Welche Daten bleiben gleich? Am oberen Balken jedes Abschnitts können Sie ablesen, wie viele Benutzer(innen) es betrifft. Darunter erscheinen die Details.

Gibt es z. B. keine geänderten oder gelöschten Daten, fällt der Abschnitt einfach weg. Beim ersten Import gibt es daher nur den Abschnitt mit den neuen Accounts.

• Roter Abschnitt: Wie viele Benutzer(innen) löschen Sie mit dem Import?
• Gelber Abschnitt: Bei wie vielen Benutzer(inne)n ändert sich etwas? Die Felder mit Änderungen sind darunter ebenfalls gelb markiert. Wenn Sie mit der Maus drüber fahren, können Sie die neuen mit den alten Daten vergleichen.
• Grüner Abschnitt: Welche Benutzer(innen) kommen neu dazu?
• Blauer Abschnitt: Bei welchen Benutzer(inne)n bleibt alles gleich?

Import-Vorschau 2: Überprüfen der Gruppenänderungen

Auch hier sehen Sie in verschiedenen Abschnitten, welche Gruppen neu dazu gekommen sind, an welchen sich etwas geändert hat. Beim ersten Import erscheint wieder nur der grüne Abschnitt mit den neuen Gruppen. Die Zahl am Kopf jedes Abschnittes verrät Ihnen, wieviele Gruppen neu bzw. geändert sind. Darunter erscheinen die Namen der Gruppen im Detail. Alle Gruppen, die Sie sehen, füllt das Import-Modul automatisch mit Benutzer(inne)n.

Import-Vorschau 3: Zusammenfassung der Änderungen

Was passiert mit den Nutzer(inne)n? Was passiert mit den Gruppen. Im dritten Schritt der Vorschau sehen Sie nochmal beides. Doppelt hält besser. Mit einem Klick auf die Benutzer(innen) öffnen sich mehr Details. Sie können Name, Benutzername, Klasse, Import-ID ablesen und in welchen Gruppen die Person Mitglied ist. Beim ersten Import gibt es hier nicht so viel zu überprüfen. Was Sie allerdings checken können: Fehlt jemand ganz? Hat jemand sonderbare Zeichen oder eine komische Schreibweise, bei der ein zweiter Blick lohnt. Bei folgenden Importen können Sie nochmal einen Blick auf die Daten werfen, die sich ändern sollen. Ist alles so korrekt?

Daten final importieren: Übernehmen, abhaken, bestätigen

Sie haben in der Vorschau alles gecheckt und alles sieht super aus? Sehr gut, dann können Sie die Daten importieren. Damit das nicht versehentlich passiert, müssen Sie insgesamt dreimal bestätigen.  

• Klicken Sie am Ende der Vorschau unten auf Übernehmen
• Ein Pop-up öffnet sich
• Setzen Sie einen Haken bei Ich habe alle Änderungen überprüft
• Klicken Sie auf Bestätigen
• Der Import startet

Das Prozess-Protokoll: Den Import live verfolgen

Nachdem Sie den Import gestartet haben, sehen Sie eine Übersicht mit verschiedenen Optionen. Klicken Sie in der Übersicht des Imports auf Prozess-Protokoll und verfolgen Sie live, wie das System die Benutzer-Accounts und Gruppen anlegt. Das kann vor allem beim ersten Import ein paar Minuten dauern.

Accountnamen und Passwörter nach dem Import herunterladen

Nach dem Import können Sie sich außerdem eine Liste mit allen hinzugefügten Benutzer(inne)n, Account-Namen und Passwörtern ansehen. Die Liste können Sie innerhalb von 30 Tagen als CSV-Datei herunterladen – z. B. um die Daten für den ersten Log-in an Ihre Nutzer(innen) zu verteilen. Klicken Sie dazu in der Übersicht zum Import einfach auf Liste hinzugefügter Benutzer ansehen oder als CSV-Datei herunterladen.

Mehr aus dem Leitfaden: Daten mit dem Import-Modul importieren und aktuell halten

• Schritt 1: Erstellen Sie eine CSV-Datei mit allen Schülerdaten
• Schritt 2: Wenn Sie zum ersten Mal importieren: Legen Sie ein Importprofil an
• Schritt 3: Stimmen Sie das Importprofil auf Ihre Daten und Ihre Schule ab
• Schritt 4: Wählen Sie das Importprofil aus und laden Sie die CSV-Datei hoch – lesen Sie gerade

Zum Leitfaden.