Einstellungen im Importprofil: Wie soll das Import-Modul Ihre Daten importieren?

Mit dem Importprofil erklären Sie dem Import-Modul zum einen, wie Ihre Daten aussehen und wie es sie lesen soll. Zum anderen steuern Sie genau, was das Import-Modul für Sie erledigt, wenn es die Daten abgleicht. Die richtigen Einstellungen können Ihnen sehr viel Arbeit abnehmen: Soll es Accounts anlegen und sollen diese gleich aktiv sein? Wie soll es Passwörter generieren? Soll es Benutzer(innen) nicht nur Gruppen zuordnen, sondern sogar neue Gruppen erstellen, wenn es sie noch nicht gibt? Wie soll es die Gruppen nennen? Soll es den Account löschen, wenn jemand nicht mehr an der Schule ist? Für diese Fragen und noch vieles mehr können Sie in sieben Sektionen Regeln aufstellen, bevor Sie ihr Importprofil speichern.

Allgemeine Import-Einstellungen: Name und Benutzertyp

• Name: Geben Sie Ihrem Importprofil einen Namen – z. B. je nach Benutzergruppe: Schüler(innen)
• Benutzertyp: Tragen Sie hier am besten ebenfalls den Namen der Benutzergruppe ein: Schüler(innen). Der Benutzertyp steht in jedem Account. Bei späteren Importen gleicht das Modul nur die Daten der Benutzer(innen) mit demselben Benutzertyp ab. Ist für Accounts kein Typ eingetragen, geht das System von Benutzer(inne)n aus, die Sie per Hand eingetragen haben. Um per Hand eingetragene Benutzer(innen) ohne ID kümmert sich das Modul nicht. Es aktualisiert also keine Daten.

Import-Einstellung zur Datenquelle: Welche Art von Datei importieren Sie?

Aus welcher Quelle soll das Import-Modul Daten verwenden? Hier gibt es nur die Option Hochgeladene Datei.

Übrigens: Sie haben den wahrscheinlich kürzesten Abschnitt des Hilfecenters gefunden. Er ist Teil einer der umfangreichsten Leitfäden des Hilfe-Centers.

Import-Einstellungen zur Quelldatei: Wie ist Ihre CSV-Datei aufgebaut?

Damit alle Daten richtig ankommen, muss das Import-Modul wissen, welche Art von Datei Sie hochladen und wie es die Datei lesen soll: Wie ist die Datei codiert? Welche Zeichen trennen die einzelnen Daten von einander? Unter Quelldatei geben Sie dem Import-Modul Bescheid, wie Ihre CSV-Datei aufgebaut ist.

• Quelldatei-Codierung: In der Regel können Sie hier Automatisch erkennen stehen lassen. Ihre Schüler(innen) haben ganz spezielle Sonderzeichen im Namen? Stellen Sie die passende Codierung ein, damit sie richtig im System ankommen. Wichtig: In diesem Fall muss Ihre CSV-Datei auch diese Codierung haben.
• Quelldatei-Typ: Wählen Sie für Ihre CSV-Datei Allgemein CSV aus
• Trennzeichen: trennen in Ihrer CSV-Datei die einzelnen Daten in einer Zeile voneinander. Oft sind das Semikola. Schauen Sie einfach in Ihrer Datei nach und wählen Sie das Zeichen aus, das Sie sehen.
• Begrenzungszeichen: sind in der Regel doppelte Anführungszeichen. Sie rahmen die eigentlichen Datensätze ein und kennzeichnen sie für das System. Schauen Sie auch hier in Ihrer CSV-Datei nach. Welche Zeichen rahmen die einzelnen Daten Ihrer Schüler(innen) ein? In Ihrer CSV-Datei gibt es keine Begrenzungszeichen? Lassen Sie einfach die doppelten Anführungszeichen ausgewählt.
• Erste oder letzte Zeile ignorieren: In Ihrer Datei stehen in der ersten Zeile Überschriften wie Vorname, Nachname, Schüler-ID? Wählen Sie Ignorieren aus. Ansonsten haben Sie später jemanden mit dem Namen Vorname Nachname im System. Schauen Sie sich auch die letzte Zeile an. Stehen hier Daten?
• CSV-Spalten: Welche Datenspalten gibt es in Ihrer CSV-Datei? Tragen Sie alle ein, d. h. Vorname, Nachname usw. Wichtig: Die Reihenfolge der Spalten muss im System genau wie in Ihrer Datei sein. Das gleiche gilt für die Anzahl an Spalten. Stellen Sie ein, wenn Sie Spalten ignorieren wollen.

In Ihrer CSV-Datei aus dem Schulverwaltungsprogramm gibt es keine Schüler-ID? Das Import-Modul braucht unbedingt eine ID, um Daten zu identifizieren. Wie Sie Ihre Daten auch ohne ID importieren, erfahren Sie hier.  

Import-Einstellungen zu neuen Benutzer(inne)n: Wie soll das Modul mit neuen Daten umgehen?

Wie soll das Import-Modul mit neuen Benutzer(inne)n umgehen? Der Hintergrund: Das Modul arbeitet mit Abgleichen. In diesem Reiter steuern Sie, was das Modul macht, wenn es neue Benutzer(innen) findet. Wie soll es den neuen Schüleraccount anlegen?  

• Accountnamengenerierungsstrategie: Wir präsentieren – das wahrscheinlich längste Wort der IServ Schulplattform und definitiv origineller als der Klassiker Donaudampfschifffahrtskapitänsmütze, wenn Sie über die Präzision der deutschen Sprache diskutieren wollen oder einfach nur mit sonderbaren Worten angeben. Zurück zum Thema: Hier geht es ganz einfach um die Frage: Wie soll das System den Account-Namen und die E-Mail-Adresse aus dem Namen ableiten.

  Ihre Möglichkeiten:

  vorname.nachname ist Standard und funktioniert so:
  Name: Jona Schulz
  Account: jona.schulz

  Mehrere Vornamen trennt das System mit Punkten.

  Name: Anna Fiona Meyer
  Account: anna.fiona.meyer

  Erster-vorname.nachname:
  Das System ignoriert weitere Vornamen und hält damit die Account-Namen und E-Mail-Adressen kürzer.
  Beispiel:

  Name: Anna Fiona Meyer
  Account: anna.meyer

  Erster-buchstabe-des-vornamens.nachname:
  Für Schüler(innen) meistens zu ungenau, kann aber eine Option für Lehrerdaten sein.

  Name: Jona Schulz
  Account: j.schulz

• Maximallänge für Accounts: Wie lange dürfen Account-Namen maximal sein? Bei Windows 7 waren 20 Zeichen das Maximum. Das ist aber schon ein bisschen her. Sie haben keine Windows-7-Rechner an Ihrer Schule? Dann können Sie ohne Probleme 30 auswählen.

• Passwortgenerierungsstrategie: Wie soll das Import-Modul Passwörter für neue Benutzer(innen) erzeugen? Generell sind Optionen sicherer, bei denen die Schüler(innen) ein neues Passwort auswählen, wenn sie sich das erste Mal anmelden.

  Ihre Möglichkeiten:

  Standardpasswort (Account): ist vorausgewählt. Jeder Account bekommt als Passwort für den Start den Account-Namen. Die Option ist sehr unsicher und leicht zu erraten.

  Vorläufiges Passwort: sichere Option, bei der alle Benutzer(innen) ein 6-stelliges Passwort als Erstpasswort bekommen. Als Admin können Sie die vorläufigen Passwörter mit den Account-Namen aus dem Import-Modul herunterladen und an Ihre Schüler(innen) verteilen.

  Import aus Passwort-Feld der CSV-Datei mit Passwortänderung: Sie importieren z. B. die Geburtsdaten mit Ihrer CSV-Datei als Erstpasswörter.

Neue Accounts deaktivieren: Hier Ja auszuwählen, bietet sich an, wenn Sie das unsichere Standardpasswort ausgewählt haben. Die Accounts sind solange sicher, bis Sie als Admin oder die Lehrkräfte den Account aktivieren. Erst dann können sich die Benutzer(innen) anmelden. Bei einer sichereren Passwortvariante ist Nein praktsicher – also keine deaktivierten Accounts. Die Accounts sind sofort aktiviert und Sie müssen nichts machen.

Import-Einstellungen zu ehemaligen Nutzer(inne)n: Was passiert mit den Accounts?

Ehemalige Nutzer(innen) sind z. B. Schüler(innen), die die Schule verlassen haben. Das Import-Modul erkennt, dass sie nicht mehr an der Schule sind, weil sie bei einem neuen Import nicht mehr in der CSV-Liste auftauchen. In diesem Reiter steuern Sie, wie das Import-Modul mit den Accounts dieser Benutzer(innen) umgeht.

Sie haben diese Optionen:

• Ehemalige Benutzer erhalten: Standard ist hier Nein. Das bedeutet: Merkt das Modul, dass Benutzer(innen) nicht mehr an der Schule sind, löscht es automatisch ihre Accounts – erstmal vorläufig und nach 90 Tagen endgültig. Der Vorteil: Ihre Daten sind immer auf dem aktuellsten Stand. Sie müssen nichts mehr aufräumen. Wenn Sie sich für Nein also das Löschen entscheiden, können Sie die Felder darunter ignorieren. Hier würden Sie regeln, wie Sie mit den Accounts von Ehemaligen umgehen wollen.

  Sie wollen die Accounts von ehemaligen Benutzer(inne)n erhalten? Wählen Sie Ja aus. Wichtig: ehemalige Benutzer(innen) fallen aus der Importverwaltung heraus. Sie müssen sie später manuell löschen. Wenn Sie sich für Ja entscheiden, können Sie mit den nächsten Feldern festlegen, wie Sie die Accounts von ehemaligen Benutzer(inne)n verwalten wollen: Welche Gruppenmitgliedschaften wollen Sie entfernen? Wollen Sie Ehemalige zu einer Gruppe hinzufügen und wollen Sie sie mit einem Importprofil verwalten?  

• Gruppen und Rollen: Wollen Sie automatisch Gruppen erstellen und Rollen zuweisen? Hier legen Sie fest, ob das Modul auf Basis Ihrer Daten automatisch Gruppen für Klassen, Jahrgänge und mehr erstellen soll – und wie es diese benennen soll. Außerdem können Sie eine Rolle zuweisen.

  Im Detail haben Sie diese Optionen:

  Klassengruppen verwalten: Mit Ja erstellt das System automatisch aus den Informationen aus Ihrer CSV-Datei Klassengruppen. Es ordnet also alle Schüler(innen) mit der Information 5d einer Gruppe zu – und alle Schüler(innen) mit der Information 5b einer anderen.

  Klassengruppen-Präfix und -Suffix: Wie soll das Modul die Klassengruppen benennen? Oder genauer: Was wollen Sie der Information in Ihrer CSV-Datei (z. B. 5d) voranstellen (Präfix) oder was anhängen (Suffix)? Tragen Sie als Präfix für Ihre Schüler(innen) am besten Klasse ein.
  Steht in Ihrer CSV-Datei 5d ergibt sich die Gruppe: Klasse 5d. Das Leerzeichen zwischen Klasse und 5d fügt das Modul automatisch hinzu. Das Feld Suffix kann auch gut leer bleiben.

  Jahrgangsgruppen verwalten: Funktioniert fast genauso wie die Klassengruppen. Bei Ja bildet das Modul automatisch eine Gruppe für alle Schüler(innen) eines Jahrgangs und ordnet sie zu. Dazu verwendet es die Zahl aus der Info zur Klassengruppe – also die 5 aus 5d.

  Jahrgangsgruppen-Präfix und -Suffix: Wie wollen Sie den Namen der Jahrgangsgruppe bilden? Welches Wort wollen Sie der Zahl im Namen der Gruppe voranstellen (Präfix) oder hinten anfügen (Suffix)? Wählen Sie am besten das Präfix Jahrgang aus. Das Leerzeichen ist inklusive. Das Suffix kann wieder gut leer bleiben.

  Numerische Gruppen migrieren: Schauen Sie hier vorbei für mehr Informationen.

  Alle einer Gruppe hinzufügen: Hier können Sie alle Schüler(innen) der Gruppe Schüler(innen) zuordnen. Dadurch kann z. B. Ihre Schulleitung später alle Schüler(innen) in diversen IServ-Modulen adressieren, ohne die einzelnen Klassen auszuwählen. Wichtig: Alle Gruppenmitglieder können die Namen aller Gruppenmitglieder sehen. Gehören alle Schüler(innen) zu einer großen Gruppe, sehen sie die Namen aller anderen Schüler(innen) an Ihrer Schule. Außerdem wichtig für Jahrgangsgruppen oder die Gruppe aller Schüler(innen): Passen Sie unbedingt die Gruppenmerkmale an und schränken Sie die Rechte ein. Entziehen Sie den Schüler(inne)n z. B. den Gruppendateibereich.

  Allen eine Rolle zuweisen: Wählen Sie aus der Liste die passende Rolle aus. Sehr wichtig, damit Sie allen Schüler(inne)n später bestimmte Rechte in der IServ Schulplattform geben oder nehmen können.
  Wichtig: Wählen Sie die Rolle aus der Liste aus und klicken Sie nicht auf das Plus, um sie hinzuzufügen. Sonst haben Sie die Rolle Schüler(innen) zweimal.

Die Felder Namenspräfix für zusätzliche Gruppen und Nicht erlaubte Zeichen in Gruppen-Namen geben an, wie das System mit zusätzlichen Gruppen umgehen soll.

Erweiterte Import-Einstellungen: Erstabgleich, Gruppenmerkmale, Accountname und Sonderzeichen

In Erweitert stecken Einstellungen zu verschiedenen Punkten. Alles zum Erstabgleich übernimmt für Sie unser IServ-Support. Das ist für Sie nicht wichtig. Außerdem können Sie Gruppen Merkmale zuweisen, festlegen, ob man Accounts umbenennen kann und wie Sie mit Sonderzeichen umgehen wollen.

• Erstabgleich mit neuem Schulverwaltungsprogramm und Manuelle Benutzerzuordnung erzwingen: Um diese Punkte kümmert sich unser IServ-Support. Sie brauchen hier nichts machen. Hier geht es um den Erstabgleich, also darum, einen Bestand an Nutzer(inne)n nachträglich an das Import-Modul zu übergeben. Den Erstabgleich führt immer unser IServ-Support für Sie durch. Wie Sie einen Erstabgleich beauftragen, erfahren Sie hier.

• Gruppenmerkmal für verwaltete Gruppen verwenden: Dieser Punkt betrifft Klassen- und Jahrgangsgruppen. Mit Ja geben Sie dem Import-Modul den Auftrag, diese Gruppen mit einem Merkmal zu markieren – eine sehr wichtige Einstellung. Würden Sie z. B. versuchen, die Gruppen umzubenennen, die Sie durch den Import verwalten, würde das System Sie bei einem gesetzten Merkmal davor warnen.

• Account umbenennen: Der Account-Name entspricht den Namen der Schüler(innen). Hier geben Sie dem Import-Modul vor, ob es den Account-Namen anpassen soll, wenn sich der Name von Schüler(inne)n ändert. Wählen Sie Ja aus, wenn Sie wollen, dass der Account-Name immer genau dem Namen entspricht. Vorsicht: Wenn Sie den Account umbenennen, hat das mehrere Konsequenzen. Sie müssen den Schüler(inne)n Bescheid geben, dass sich ihr Account-Name geändert hat. Mit dem alten können sie sich nicht mehr anmelden. Außerdem ändert sich mit dem Account-Namen auch die E-Mail-Adresse. Die alte E-Mail-Adresse ist nicht mehr erreichbar.

• Nicht erlaubte Zeichen in Benutzer-Namen entfernen: Manche Sonderzeichen versteht das Import-Modul nicht. Bei Ja entfernt das System sie automatisch aus dem Namen. Wenn Sie hier Nein auswählen, bekommen Sie eine Fehlermeldung. Vorteil der letzten Variante: Sie sehen Fehler in der Quelldatei und können sie korrigieren.

  Nicht erlaubte Sonderzeichen:

  Klammern: Mia (Sophie) Thieme
  Kommata: Maria, Eva Meyer
  Fragezeichen: Manuel Schmit?

  Gängige Sonderzeichen in Namen sind erlaubt.
  Das System löst sie für den Account-Namen einfach auf:

  Cedille und Akzente: François Gérard – francois.gerard
  Sz: Tim Maß – tim.mass
  Umlaute: Nele Möhring – nele.moehring

Mehr aus dem Leitfaden: Daten mit dem Import-Modul importieren und aktuell halten

• Schritt 1: Erstellen Sie eine CSV-Datei mit allen Schülerdaten
• Schritt 2: Wenn Sie zum ersten Mal importieren: Legen Sie ein Importprofil an
• Schritt 3: Stimmen Sie das Importprofil auf Ihre Daten und Ihre Schule ab – lesen Sie gerade
• Schritt 4: Wählen Sie das Importprofil aus und laden Sie die CSV-Datei hoch

Zum Leitfaden.