E-Mails automatisch in Ordner sortieren

Vielleicht kommen auch in Ihrem IServ-Postfach jeden Tag ganz schön viele E-Mails an. Mit automatischen Filtern landen alle automatisch in eigenen Ordnern – z. B. die Mail rund um die Klasse 7b im Ordner: Klasse 7b. Die Mails von der Schulleitung im Ordner: Wichtig. Alle Protokolle im Archiv unter Protokolle. Wie das funktioniert? Ganz einfach, auch wenn Sie und IT nicht beste Freunde sind.

E-Mails im IServ-Postfach automatisch filtern mit Sieve-Skripten

  Damit neue E-Mails automatisch in einem eigenen Ordner landen, brauchen Sie ein Sieve-Skript – eine kleine Programmierarbeit, die Ihrem IServ-Modul Emails erklärt, was zu tun ist. Falls Sie jetzt gerade überlegen, ob Sie weiterlesen: Ein Sieve-Skript fertigzumachen, ist ganz einfach. Sie brauchen kein großes IT-Wissen. Arbeiten Sie einfach mit unserer Vorlage.   Je nachdem, ob Sie nach Betreff, Gruppe oder Absender(in) filtern wollen, sieht das Skript ein bisschen anders aus. Außerdem können Sie alles so einstellen, wie Sie es brauchen: Sollen E-Mails nur im Ordner landen oder auch noch im Posteingang bleiben? Sollen Sie als ungelesen markiert sein? Sollen Sie mit einem Stern markiert sein?

Wo kann ich ein Sieve-Skript eingeben?

• Öffnen Sie das E-Mail-Modul in Ihrem IServ-Account
• Klicken Sie auf den Button Einstellungen. Dort finden Sie den Reiter Sieve-Skript.
• Wenn Sie noch kein Sieve-Skript angelegt haben, sehen Sie eine leere Seite

Wie ist ein Sieve-Skript aufgebaut?

1. Die Kopfzeile

Jedes Sieve-Skript beginnt mit einer Kopfzeile. Sie sieht anders aus, je nachdem, was das Skript regeln soll. Sie brauchen die Kopfzeile nur einmal, egal wie viele Filter Sie später eintragen.

# Beispiel für eine Kopfzeile
require ["reject"];

Nach der Kopfzeile beginnt das eigentliche Skript.

2. Regeln

Ein Skript kann mehrere Regeln enthalten: z. B. nach Gruppen filtern plus nach wichtigen Absendern filtern plus nach einem Schlagwort filtern. Regeln stehen untereinander, optional getrennt durch eine Leerzeile.

# Beispiel für eine Regel
if size :over 100K {
   # Beispiel für einen Befehl. Ein Befehl wird mit einem Semikolon abgeschlossen.
    reject "Mails, die größer als 100kb sind, werden leider nicht akzeptiert";
}

3. Reihenfolge der Regeln

Sieve-Skripte sind hierarchisch aufgebaut. Das heißt: Je wichtiger eine Regel ist, desto weiter oben steht sie. Regeln, die oben stehen, werden zuerst abgearbeitet. Das bedeutet auch: Eine Regel, die weiter oben steht, schlägt bei einem Konflikt eine Regel, die weiter unten steht.

4. Kommentare

Zeilen, die mit # beginnen, nennt man Kommentare. Kommentare helfen Ihnen bei der Orientierung. Sie können Sie frei ändern, wie es am besten für Sie passt, denn sie haben keinen Einfluss auf das Skript.  

Muss ich die Ordner vorher anlegen, in die ich verschieben will?

Sie müssen die Ordner nicht vorher anlegen – das erledigt das Skript für Sie. Außerdem können Sie auch Unterordner angeben. Tragen Sie einfach den ganzen Pfad ein, wie gewohnt getrennt von /.

So geben Sie einen Ordner direkt im Postfach an: INBOX/Beispielordner

Beispiel für einen Unterordner: INBOX/Ordner/Unterordner

Alle E-Mails eines Verteilers automatisch in einen Ordner verschieben

Verschiedene Klassen bedeutet viele Mails bedeuten viel Chaos. So sortieren Sie z. B. die Mails der Verteiler Klasse 6c in einen eigenen Ordner:

Kopieren Sie die folgende Kopfzeile in das leere Feld:

require ["fileinto", "imapflags", "mailbox"];

Im Feld steht schon etwas? Dann brauchen Sie keine Kopfzeile mehr und können einfach mit dem folgenden Schritt weitermachen:

Kopieren Sie den Abschnitt Mails an Gruppenverteiler und fügen Sie ihn in unterhalb der Kopfzeile in das Feld ein:

if header :contains ["To", "CC", "BCC"] ["Gruppenname1"] {
    fileinto :create "INBOX/Ordnername1";
}

Sie wollen nach mehreren Gruppen filtern? Kopieren Sie den Abschnitt einfach mehrfach untereinander in Ihr Skript. Tragen Sie bei Gruppenname1 die Klasse 6c und bei Ordner1 den Zielordner bzw. den Pfad ein.

Wichtig: Klicken Sie auf Speichern. Das Modul speichert nicht automatisch. Ohne diesen Schritt wird alles gelöscht.

E-Mails nach Absender(inne)n sortieren

Vielleicht gibt es auch bei Ihnen Mails von bestimmten Absender(inne)n, die besonders wichtig sind. So erstellen Sie ein Sieve-Skript, mit dem sie übersichtlich in einem Ordner landen. Die Mails werden außerdem automatisch mit einem Stern markiert und gleichzeitig erscheint eine Kopie der Mail im Posteingang.

Das Feld für Steve-Skripte ist leer – Sie starten neu?

Kopieren Sie die Kopfzeile ins leere Feld:

require ["fileinto", "imapflags", "mailbox"];

Im Feld für Steve Skripte steht schon etwas? Sie brauchen keine Kopfzeile mehr. 

Kopieren Sie den folgenden Abschnitt und fügen Sie ihn ein – am besten gleich unterhalb der Kopfzeile, auch wenn schon eine andere Regel im Feld steht. Wichtige Regeln stehen immer oben.

if address :is "From" ["WichtigerAbsender@example.com"] {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto :create "INBOX/OrdnernameWichtig";
    keep;
}

Ersetzen Sie WichtigeAbsender@Example.com durch die E-Mail-Adresse Ihres wichtigen Absenders und tragen Sie bei OrdnernameWichtig den Namen Ihres Ordners bzw. Ihren Pfad ein. Speichern und fertig.

E-Mails nach Stichworten im Betreff sortieren

Alle Protokolle sollen z. B. in einen Ordner? Mit diesem Sieve-Skript haben Sie alle E-Mails mit einem bestimmten Schlagwort im Betreff kompakt in einem eigenen Ordner.

Das Feld für Steve-Skripte ist noch leer? Fügen Sie die folgende Kopfzeile ein:

require ["fileinto", "imapflags", "mailbox"];

Im Feld für Sieve-Skripte steht schon was? Dann brauchen Sie keine Kopfzeile mehr und können gleich mit dem folgenden Schritt weitermachen. Kopieren Sie den folgenden Abschnitt und fügen Sie ihn in Ihr Sieve-Skript ein:

if header :contains "Subject" ["WichtigerBegriff"] {
    setflag "\\Seen";
    fileinto :create "INBOX/Ordner";
}

Ersetzen Sie WichtigerBegriff durch den Begriff, nach dem Sie sortieren wollen. Speichern und fertig.

Mehrere Absender, Begriffe etc. mit einer Bedingung filtern und in einen Ordner verschieben

Sie können einen Platzhalter in den eckigen Klammern auch durch mehrere Elemente ersetzen.  Schreiben Sie dazu einfach alle Elemente in Anführungsstrichen in die eckigen Klammern und trennen Sie sie durch Kommata.

Für eine Gruppe, einen Absender oder ein Schlagwort sollte es nur einen Befehl geben. Es macht also keinen Sinn, die Mails der Klasse 7b mit einem Befehl in den Ordner Erdkunde und mit einem anderen Befehl in den Ordner Geschichte zu verschieben. Hier gibt es keine Fehlermeldung. Allerdings greift die Regel, die weiter oben steht.

Praktische Befehle für Sieve Skripte

• fileinto: Sortiert die Mails automatisch in Ordner
• setflag "\\Flagged": Markieren Sie wichtige Mails automatisch mit einem Stern
• setflag "\\Seen": Markieren Sie Mails automatisch als gelesen
• keep: Die Mail landet zwar im Unterordner, aber gleichzeitig gibt es auch noch eine Kopie im Posteingang. Der Vorteil: Auf der IServ-Startseite sehen Sie nur Mails im Posteingang. Durch diesen Befehlt erscheint sie hier.

Warum funktioniert mein Sieve-Skript nicht?

Das kann verschiedene Gründe haben:  

Sie können nicht speichern?

Dann fehlt vielleicht ein Zeichen oder ist zu viel. Checken Sie am besten nochmal, ob Sie alles aus der Vorlage kopiert haben bzw. ob etwas zu viel dasteht.

Wichtig: Am Ende jedes Befehls muss ein Semikolon stehen.

Sie konnten speichern, aber irgendwie greift eine Regel nicht?

Vielleicht haben Sie für einen Filter mehrere Befehle eingegeben. Das kann so aussehen: Eine Regel verschiebt die Mails der Klasse 7b in den Ordner Erdkunde, eine andere in den Ordner Geschichte. In diesem Fall bekommen Sie keine Fehlermeldung und können speichern. Allerdings greift nur die Regel, die weiter oben steht. Das Skript arbeitet immer von oben nach unten. Von wichtig zu unwichtiger.

Vorlagen für Sieve-Skripte auf einem Blick

# Kopfzeile (Voraussetzung für alle Vorlagen)
require ["fileinto", "imapflags", "mailbox" ];

# ----------------------------------------------------------------

# Mails an Gruppenverteiler
if header :contains ["To", "CC", "BCC"] ["Gruppenname1"] {
    fileinto :create "INBOX/Ordnername1"; 
}
if header :contains ["To", "CC", "BCC"] ["Gruppenname2"] {
    fileinto :create "INBOX/Ordnername2"; 
}

# ----------------------------------------------------------------

# Mails von wichtigen Absendern
if address :is "From" ["WichtigerAbsender@example.com"] {
    setflag "\\Flagged";
    fileinto :create "INBOX/OrdnernameWichtig";
    keep;
}
 
# ----------------------------------------------------------------

# Mails mit bestimmten Betreffzeilen
if header :contains "Subject" ["WichtigerBegriff"] {
    setflag "\\Seen";
    fileinto :create "INBOX/Ordner";
}