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Mit dem Import-Modul Daten ohne ID importieren und aktualisieren

Das IServ-Import-Modul verwendet IDs, um alle Schüler(innen) eindeutig zu identifizieren. Sie können keine IDs für Ihre Schüler(innen) aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm exportieren? Wie Sie trotzdem mit dem Modul Accounts anlegen und Ihre Daten auf dem aktuellsten Stand halten.

Wofür braucht das Import-Modul IDs?

Normalerweise bekommen alle Schüler(innen) in Ihrem Schulverwaltungsprogramm eine eigene ID. Wenn Sie die Daten mit dem Import-Modul in die IServ Schulplattform übertragen, bleibt die ID bestehen.

Mit der ID kann das Import-Modul alle Schüler(innen) eindeutig identifizieren. Sie verrät ihm, dass die Anna Müller aus der Klasse 7b nicht die Anna Müller aus der Klasse 10c ist. Die beiden haben unterschiedliche IDs.

Außerdem kann es Felix Krull immer noch demselben Account zuordnen, auch wenn seine Mutter neu geheiratet hat und er jetzt Felix Maier heißt. Felix Krull und Felix Maier haben bei unterschiedlichen Importen dieselbe ID, weil sie dieselbe Person sind.

Wie läuft der Import ohne ID ab?

Da das Import-Modul unbedingt eine ID braucht, generiert es selbst eine. Damit das klappt, brauchen Sie folgende Schritte:

Die CSV-Datei vorbereiten
Das Importprofil anpassen
Ganz normal importieren

Die CSV-Datei für den Import ohne ID vorbereiten

Wenn Sie keine Import-IDs aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm haben, erzeugt das Import-Modul selbst IDs. Dazu bildet es einen Hash-Wert aus verschiedenen Informationen. Die wichtigste Information und der Name der Schüler(innen). Im Optimalfall geben sie ihm außerdem einen Hilfsidentifikator an die Hand. Der Hilfsidentifikator kann z. B. das Geburtsdatum sein.

Theoretisch könnten Sie auch ohne Hilfsidentifikator importieren und das Modul würde nur aus den Namen IDs bilden. Das hat aber einen großen Nachteil: Schüler(innen) mit demselben Namen bekommen dieselbe ID. Für das Modul bedeutet das einen Fehler: Doppelter Datensatz.

Verwenden Sie in Ihrem Datensatz also mindestens die vier Spalten Vorname, Nachname, Klassengruppe und Hilfsidentifikator Geburtsdatum.

Vorname + Nachname + Hilfsidentifikator = Hash / Import-ID
Beispiel-Account: Steffen Eurich
Hash / Import-ID: 6eb1195842bab51c740ade07e98682ce

Das Importprofil für den Import ohne ID anpassen

Damit das Import-Modul beim Import selbst IDs erzeugt, müssen Sie im ersten Schritt das Importprofil anpassen.

Sie haben noch kein Import-Profil erstellt und wissen noch nicht so ganz, wie das funktioniert? Schauen Sie hier. vorbei. Hier erklären wir Ihnen, wie Sie alles optimal einstellen – egal, ob Sie Daten mit oder ohne IDs importieren.

Sie haben ein Importprofil und sind startklar? So passen Sie Ihr Profil für den Import ohne ID an.

Öffnen Sie Ihr Import-Modul über Verwaltung, Benutzer und Import
Klicken Sie oben auf das Zahnrad Importprofile konfigurieren
Wählen Sie das Importprofil für Ihre Schüler(innen) aus und gehen Sie auf Bearbeiten
Passen Sie im Reiter Quelldatei die Einstellungen für Ihre CSV-Datei an
Scrollen Sie runter zu den CSV-Spalten
Ergänzen oder bearbeiten Sie Ihre Spalten hier so, dass Sie mindestens Vorname, Nachname, Klasse und -Hilfsidentifikator haben. Die Spalte Import ID brauchen Sie natürlich nicht, da Ihre CSV-Datei keine Import-ID enthält.
Speichern und Sie haben Ihr Import-Profil so angepasst, dass das Modul selbst IDs erstellt

Schülerdaten ohne Import-ID importieren

Gehen Sie zurück zur Import-Konfiguration – einfach über den Button oben, wenn Sie gerade noch das Profil angepasst haben. Oder indem Sie das Modul öffnen, wenn Sie nicht gerade darin gearbeitet haben.
Wählen Sie bei Profil ihr angepasstes Import-Profil aus
Laden Sie Ihre CSV-Datei ins Modul – indem Sie sie einfach ins Fenster ziehen, auf Hochladen oder IServ-Datei klicken.
Klicken Sie wie gewohnt auf Vorschau der Änderungen, um zu überprüfen, ob alles richtig ist. Bei einem ersten Import sehen Sie bei den Benutzeränderungen auf der ersten Seite sehr viele Accounts die das Modul neu anlegt. Durch den Hilfidentifikator haben auch Schüler(innen) mit dem gleichen Namen unterschiedliche IDs und Account-Namen. Auf der zweiten Seite zu Klassengruppen erscheinen ebenfalls sehr viele neue Klassengruppen. Auf der dritten Seite sehen sie eine Kombination aus Benutzer(innen) und Gruppen.
Bestätigen Sie mit Übernehmen, einem Häkchen und Bestätigen, dass alles so richtig ist und starten Sie den Import
Klicken Sie auf den Button Prozess-Protokoll und verfolgen Sie den Import live. Falls es einen Fehler gibt, können Sie so gleich reagieren. Scrollen Sie zum Schluss am besten noch einmal durchs Protokoll für einen letzten Check.
Klicken Sie auf Zurück, um wieder zur Übersicht zu kommen
Mit einem Klick auf Hinzugefügte Nutzer als CSV herunterladen, rufen Sie eine Liste mit allen Benutzer(inne)n und Passwörtern auf

Folgeimport: Daten ohne ID aktualisieren

Ohne ID aus dem Schulverwaltungsprogramm können Sie Daten nicht nur importieren, um neue Accounts anzulegen, sondern auch während des Schuljahrs, um alles aktuell zu halten. Alles genau so, also würden Sie die Daten mit einer ID aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm importieren.

Bereiten Sie die Daten aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm als CSV-Datei vor. Auch hier sollten Sie wieder mindestens die vier Spalten Vorname, Nachname, Klasse und Hilfsidentifikator haben. In derselben Reihenfolge wie beim letzten Import.
Öffnen Sie das Import-Modul über Verwaltung, Benutzer und Import
Wählen Sie Ihr modifiziertes Import-Profil aus und laden Sie die Datei ins Modul
Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen
Hier sehen Sie wie gewohnt welche Benutzer(innen) und Gruppen gelöscht, welche Daten verändert werden, welche neu sind und was gleich bleibt – zuerst auf einer Seite zu den Benutzeränderungen, dann zu den Klassengruppen und dann zu beidem in der Übersicht
Alles ist so richtig? Bestätigen Sie die Änderungen und starten Sie den Import. Öffnen Sie das Import-Protokoll, um alles live zu verfolgen.
Klicken Sie auf Liste hinzugefügte Benutzer oder Hinzugefügte Nutzer als csv herunterladen, um die Accountnamen und Passwörter von neuen Schüler(inne)n aufzurufen

Namensänderungen bei einem Import ohne ID

Die einzige Herausforderung für einen Import ohne ID sind Namensänderungen. Der Grund: Das Import-Modul erzeugt die ID auf Basis des Namens und des Geburtstags. Ist ein Name anders, erkennt das Modul die Schüler(innen) nicht, generiert eine neue ID und legt einen neuen Account an – trotz gleichem Geburtsdatum. Die beiden Schüler(innen) könnten einfach zufällig am gleichen Tag Geburtstag haben.

Luca Pach: ID 96f1f2d5d429fcea20b801d80e32882
Luka Pach: ID 39c22e3ff3598722897cefec5bee3536

Aber auch für diesen Fall gibt es einen Trick. Sie müssen einfach die neue ID in den bestehenden Account eintragen, damit das Modul die Person wiedererkennt. Das machen Sie per Hand. Überprüfen Sie die Daten daher vor jedem Import, damit Sie Bescheid wissen. Oder noch besser: Bitten Sie Ihre Schulverwaltung, Ihnen bei Namensänderungen Bescheid zu geben. Gerade wenn sich der Name komplett ändert weil z. B. ein Elternteil geheiratet hat, können Sie die Schüler(innen) schwer identifizieren.

Aber jetzt nochmal Schritt für Schritt. So ändern Sie mit dem Import-Modul Namen ohne ID.

Öffnen Sie das Import-Modul über Verwaltung, Benutzer und Import
Wählen Sie Ihr angepasstes Importprofil aus und laden Sie Ihre CSV-Datei mit der Namensänderung ins Modul
Klicken Sie auf Vorschau der Änderungen
Eine neue Import-ID bedeutet für das Modul neue Benutzer(innen). Gibt es eine ID nicht mehr, weil der Name nicht mehr in der CSV-Datei auftaucht, löscht das Modul den Account. Schüler(innen) mit einem neuen Namen schlägt das Modul also gleichzeitig zum Löschen und für einen neuen Account vor. Das bedeutet: Unter Benutzer Löschen sehen Sie den bisherigen Namen – im Beispiel Luca Pach. Unter Benutzer hinzufügen erscheint der neue Name – im Beispiel Luka Pach.
Kopieren Sie die neue ID, d.h. die ID unter Benutzer hinzufügen
Öffnen Sie Ihre IServ Schulplattform am besten in einem neuen Tab in Ihrem Browser
Gehen Sie mit einem Klick auf Verwaltung und Benutzer in die Benutzerverwaltung
Suchen Sie die Person, um die es geht, über das Suchfeld
Öffnen Sie den Account mit einem Klick auf den Namen
Klicken Sie auf Bearbeiten
Wechseln Sie auf den Reiter Import und ersetzen Sie die alte ID durch die neue, die Sie aus der Vorschau Ihres Imports kopiert haben. Wichtig: abgesehen von diesem Fall, sollten Sie die ID niemals ändern. Speichern und fertig.
Wiederholen Sie den Schritt für alle Schüler(innen), bei denen sich der Name geändert hat
Wechseln Sie zurück in die Vorschau Ihres Imports. Das Modul weiß natürlich noch nicht, dass Sie die ID geändert haben.
Brechen Sie den Import ab, indem Sie oben in der blauen Leiste im Pfad wieder auf Import klicken
Sie stoßen den Import jetzt einfach neu an. D. h. Sie wählen wieder Ihr Import-Profil aus und laden Ihre CSV-Datei ins Modul.
Wenn Sie jetzt auf Vorschau der Änderungen klicken, sehen Sie die Namensänderungen unter Benutzer aktualisieren. Die Felder sind gelb markiert. Das Modul hat die Personen wiedererkannt.
Die Accountnamen bleiben gleich oder ändern sich – genau so wie Sie es in Ihrem Importprofil festgelegt haben
Schließen Sie den Import wie gewohnt ab.

Tipp: Ändert sich der Nachname komplett wie z. B. ein Elternteil geheiratet hat, können Sie die Schüler(innen) nur schwer identifizieren. Bitten Sie Ihre Schulverwaltung am besten darum, Sie in solchen Fällen zu informieren. Dann wissen Sie in der Vorschau Bescheid, dass Felix Maier bisher Felix Krull war und können beim nächsten Import darauf achten.

Sollte ich die Daten gleich manuell pflegen?

Klar ist der Aufwand für einen Import ohne ID ein bisschen größer als mit ID aus dem Schulverwaltungsprogramm. Trotzdem ist er geringer, als alles komplett manuell anzulegen – und außerdem weniger anfällig für Fehler. Wie empfehlen daher nicht, Daten manuell zu pflegen.