IServ-Elternbriefe schreiben und Antworten sehen
Keine Zettel oder Mails, die verloren gehen. Mit dem IServ-Modul »Elternbriefe« kommunizieren Sie als Lehrkraft verbindlich mit allen Eltern – egal, ob Sie sehr dringend die Erziehungsberechtigten von Kevin erreichen müssen oder alle zu einem Sprechtag einladen wollen. Sie sehen sofort, wer den Brief gelesen hat. Alle Eltern haben ihn so lange vor Augen, bis Sie ihn löschen. So arbeiten Sie mit dem Modul.
Digitale Elternbriefe schreiben – Schritt für Schritt
- Modul aufrufen: Gehen Sie in der Navigation links auf Elternbriefe. Tipp: Legen Sie sich das Modul in den Schnellzugriff. So gehts.
- Brief schreiben oder Vorlage wählen: Klicken Sie auf Elternbrief schreiben – z. B. für eine Einladung zum Elternabend. Alternativ wählen Sie über den Reiter Vorlagen eine bestehende Vorlage aus und erzeugen daraus einen neuen Entwurf. Mehr dazu im Abschnitt »Mit Vorlagen schneller schreiben«.
- Eltern auswählen: Geben Sie im Feld Eltern von an, ob Sie an alle Eltern aus einer Gruppe schreiben wollen oder gezielt an Eltern einzelner Schüler(innen). Das Feld verfügt über eine Autovervollständigungsfunktion – tippen Sie einfach los, passende Gruppen und Schüler(innen) werden direkt vorgeschlagen. Soll eine Kollegin oder ein Kollege ebenfalls auf den Brief und alle Rückmeldungen zugreifen können? Tragen Sie diese Person als weiteren Absender ein.
- Text gestalten: Formatieren Sie Ihren Text mit verschiedenen Werkzeugen. Sie haben einen Anhang? Fügen Sie ihn direkt von Ihrem Gerät hinzu oder wählen Sie eine Datei aus Ihren IServ-Dateien.
- Rückmeldungen einstellen: Legen Sie fest, ob Eltern Ihnen Rückmeldungen senden sollen. Wählen Sie Als gelesen markieren für eine Lesebestätigung, Zustimmen / Ablehnen für eine Abstimmung oder aktivieren Sie zusätzlich zur Zu- oder Absage eine Freitextantwort, wenn Eltern einen Kommentar mitschicken können sollen. Geben Sie optional eine Rückmeldungsfrist an – also das Datum, bis zu dem Rückmeldungen abgegeben und geändert werden können.
- Brief abschicken oder Entwurf speichern: Klicken Sie auf Senden – die Eltern bekommen sofort eine Benachrichtigung. Möchten Sie den Brief noch nicht versenden? Wählen Sie Entwurf speichern.
Entwurf speichern und später fortsetzen
Wenn Sie einen Elternbrief noch nicht final versenden möchten oder unterbrechen müssen, wählen Sie statt Senden die Option Entwurf speichern. Gespeicherte Entwürfe erscheinen, sobald Sie im Modul auf Elternbrief schreiben klicken. Anschließend können Sie den Entwurf weiterbearbeiten und versenden.
Wer hat den Elternbrief gelesen, welche Antworten gibt es?
Die Startseite im Modul »Elternbriefe« gibt Ihnen jederzeit einen Überblick, wie viele Eltern Ihre Nachricht gelesen und beantwortet haben.
Sie wollen genau wissen, wer was geantwortet hat? Öffnen Sie den Elternbrief mit einem Klick. Unter Beantwortet und Ausstehend sind alle Eltern im Detail aufgelistet. Je nachdem, welche Antwortmöglichkeit Sie eingestellt haben, sehen Sie, ob Ihre Nachricht gelesen oder nicht gelesen wurde oder welchen Kommentar die Eltern mitgeschickt haben.
Erinnerung an ausstehende Rückmeldungen senden
Wenn noch nicht alle Eltern geantwortet haben, können Sie gezielt eine Erinnerung versenden: Öffnen Sie den Elternbrief und wechseln Sie in den Reiter Ausstehend. Dort finden Sie unten rechts die Funktion Erinnerung senden – damit schicken Sie mit einem Klick eine neue Benachrichtigung an alle Eltern, die bislang noch keine Rückmeldung abgegeben haben. Eltern, die bereits geantwortet haben, werden dabei nicht benachrichtigt.
Mit Vorlagen schneller schreiben
Für Themen, die regelmäßig wiederkehren – wie Elternabende, Sprechtage oder Konferenzen – können Sie Vorlagen anlegen und so immer wieder auf bewährte Texte zurückgreifen, um Zeit zu sparen.
Vorlage verwenden
Wechseln Sie im Modul auf den Reiter Vorlagen. Hier sehen Sie alle Vorlagen, auf die Sie aktuell Zugriff haben – eigene sowie von Kolleg(inn)en freigegebene. Wählen Sie eine Vorlage aus. Rechts erscheint eine Vorschau. Mit einem Klick auf Verwenden erzeugen Sie daraus einen neuen Elternbrief-Entwurf, den Sie nur noch anpassen müssen und dann verschicken können.
Vorlage erstellen
Klicken Sie im Vorlagen-Reiter auf Neue Vorlage. Geben Sie einen Betreff und einen Vorlagentext ein – der Aufbau entspricht dem gewohnten Elternbrief-Editor.
Vorlage freigeben
Wenn eine Vorlage für weitere Personen nützlich ist, können Sie sie im Erstellungsformular direkt für andere Benutzer oder Gruppen freigeben. Wählen Sie dazu die gewünschte Zielgruppe aus – zum Beispiel die Gruppe aller Lehrkräfte Ihrer Schule. Diese Personen finden die Vorlage dann automatisch in ihrer Vorlagen-Galerie.
Elternbriefe automatisch übersetzen
Wenn Eltern nicht Ihre Sprache sprechen, können Sie den Brief mit zwei Klicks über einen Button am Kopf Ihres Briefs in eine gewünschte Sprache übersetzen. Das funktioniert andersrum auch für Sie bei der Antwort. Klicken Sie unten einfach auf den Button Übersetzen und lesen Sie z. B. türkische oder russische Texte bequem in Deutsch.
Sie wollen wissen, wie Eltern Ihre Briefe beantworten können? Schauen Sie einfach hier vorbei.
Warum kann ich keinen Elternbrief schreiben?
Fragen Sie am besten bei Ihrem IServ-Admin nach, wenn es Probleme gibt. Damit Sie loslegen können, muss Ihr Admin das IServ-Modul zum einen eingerichtet haben. Zum anderen müssen die Eltern ihre Konten aktiviert haben.