Als Ganztagskoordinator(in) mit dem Ganztagsteam und Eltern kommunizieren

Ganztagskoordination bedeutet vor allem: eine Menge Kommunikation – mit Betreuungskräften, Lehrkräften, Eltern und auch Schüler(inne)n. Nutzen Sie dafür die Möglichkeiten in der IServ Schulplattform, so bleibt es übersichtlich und datenschutzkonform.

Als Ganztagskoordinator(in) das E-Mail-Modul nutzen

Mit dem IServ-Modul »E-Mail« schreiben und empfangen Sie E-Mails direkt in der IServ Schulplattform. Kontaktieren Sie Betreuungskräfte, Lehrkräfte und auch Schüler(innen). Diese haben dabei in der Regel die gleiche Art von IServ-Mail-Adresse wie Sie: vorname.nachname@iserv-der-schule.de – Umlaute werden ausgeschrieben. Sie können aber auch an externe Empfänger(innen) E-Mails schreiben.

So gehts:

• Klicken Sie in der Navigation links auf das Modul E-Mail – es befindet sich standardmäßig in Ihrem Schnellzugriff
• Sie landen in Ihrem Posteingang. Von hier aus können Sie eingegangene E-Mails lesen, beantworten oder durch Klick auf Verfassen neue Mails schreiben.

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Hinweis zu Elternaccounts: Auch wenn die Schule Elternaccounts nutzt, können aktuell an diese noch keine Mails geschrieben werden. Hierfür sind die privaten Mailadressen der Eltern nötig oder die Module »Messenger« oder »Elternbriefe«.

Als Ganztagskoordinator(in) den Messenger nutzen

Für die schnelle Einzelabsprache zwischendurch oder den Gruppenchat mit allen Betreuungskräften eignet sich der IServ-Messenger.

In welchem Umfang einzelne Nutzer(innen) den Messenger nutzen können, hängt von den Rechte-Einstellungen der Schule ab:

• Nutzer(innen) können entweder vollumfänglich Nachrichten empfangen und versenden. Also sowohl an andere Betreuungskräfte, Lehrkräfte, Schüler(innen) und auch Eltern – insofern Elternaccounts genutzt werden.
• Oder einzelne Nutzer(innen) haben eingeschränkte Rechte. Dann können diese zwar Nachrichten im Messenger empfangen und auf diese auch antworten. Aber sie können gar nicht oder nur eingeschränkt Personen erstmalig anschreiben.

Wenn Sie die nötigen Rechte haben, können Sie mit Direktnachrichten und Gruppenräumen im Messenger kommunizieren.

Tipp bei eingeschränkten Rechten für Betreuungskräfte

Wenn Ihre Betreuungskräfte eingeschränkte Rechte im Messenger haben, diesen aber für bestimmte Zwecke verwenden können sollen, können Sie Gruppenräume für diese anlegen. Eröffnen Sie z. B. einen Gruppenraum für alle Betreuungskräfte – in diesem können sie dann schreiben, wenn gewünscht – auch wenn ihnen das Recht fehlt, Räume selbst zu eröffnen.

Als Ganztagskoordinator(in) Elternbriefe schreiben

Mit dem Modul »Elternbriefe« verfassen und verschicken Sie Elternbriefe und sammeln bei Bedarf Rückmeldungen von den Eltern ein. Zum Beispiel können Sie die Anmeldung zum Ganztag über Elternbriefe erfragen oder Informationen an alle Ganztagseltern verschicken. Dafür muss die Schule Elternaccounts nutzen und der Schul-Admin Ihnen das entsprechende Recht geben. Details finden Sie im Hilfeartikel IServ-Elternbriefe schreiben und Antworten sehen.

Tipp: Ein Admin kann eine Gesamtgruppe für alle Ganztagskinder anlegen. Diese können Sie dann im Modul »Elternbriefe« als Empfänger bei Eltern von Gruppe eingeben. So erreichen Sie unkompliziert alle Ganztagseltern.

Autovervollständigung zur einfacheren Kommunikation

In den Modulen »E-Mail«, »Messenger« und »Elternbriefe« unterstützt Sie die Autovervollständigung bei der Suche nach den richtigen Empfängern. Tippen Sie dafür die ersten Buchstaben ein und Ihnen werden Vorschläge für Personen oder auch Gruppen angeboten. Details dazu finden Sie im Hilfeartikel Mit der IServ-Autovervollständigung Empfänger(innen) einfach finden.

Ihnen werden keine Vorschläge angezeigt? Dann fehlt Ihnen vermutlich das entsprechende Recht – fragen Sie bei Ihrem Schul-Admin nach. Er kann die IServ-Autovervollständigung anpassen.