Eltern in die IServ-Benutzerverwaltung importieren

Damit Sie Eltern mit einem eigenen Eltern-Account einfacher in das Schulleben einbinden können, brauchen Sie im ersten Schritt: Elterndaten. So importieren Sie Eltern ganz einfach über die IServ-Benutzerverwaltung und legen den Grundstein für Eltern-Accounts.

Die Voraussetzung: Ist das Paket IServ-Elternverwaltung installiert?

Damit Sie Elterndaten importieren können, brauchen Sie das Paket Elternverwaltung. So schauen Sie nach, ob Sie es schon installiert haben:

• Öffnen Sie über die Navigation links die Verwaltung der IServ Schulplattform
• Gehen Sie im Reiter System auf Pakete
• Suchen Sie IServ-Elternverwaltung in der Liste – sie ist alphabetisch sortiert
• Steht bei Installiert ein Ja?
• Tipp: Installieren Sie am besten auch gleich Elternmodule z. B. Elternbriefe, Elternsprechtage

Welche Daten muss ich importieren? Jedes Kind muss eindeutig mit einem Elternteil verknüpft werden, damit die Eltern in Ihrem Account später genau und nur die Informationen zu ihren Kindern sehen. Dazu brauchen Sie diese Daten:

• Vor- und Nachname der Eltern
• Kind-ID: stammt in der Regel aus dem Schulverwaltungsprogramm. Sie haben sie wahrscheinlich auch beim Import von Schülerdaten benutzt.
• Zusätzliche Daten wie Straße und Postleitzahl, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse, mit denen das System identische Personen identifizieren kann.

Wie müssen die Daten von Eltern in der CSV-Datei erfasst sein?

In jeder Zeile der CSV-Datei ist ein Elternteil mit einem Kind verknüpft. Das bedeutet:

• Jede erziehungsberechtigte Person, die einen eigenen Account bekommen soll, braucht in der CSV-Datei eine eigene Zeile
• Zwei Elternteile für ein Kind: Da am besten beide Elternteile einen Account haben, müssen beide in der CSV-Datei stehen – jeweils in einer eigenen Zeile
• Eltern mit mehreren Kindern an der Schule haben für jedes Kind eine eigene Zeile. D. H. bei zwei Kindern gibt es zwei Zeilen. In beiden Zeilen stehen die gleichen Elterndaten – Vorname, Nachname etc. In jeder Zeile steht die ID für ein anderes Kind.

Wie sehen Eltern alle ihre Kinder später in einem IServ-Elternaccount?

Da Eltern mit mehreren Kindern jeweils eine Zeile pro Kind haben, müssten sie im Grunde mehrere Accounts haben. Das ist wenig übersichtlich. Mit ein paar zusätzlichen Daten merkt das System daher, dass es nicht um zwei verschiedene erziehungsberechtigte Personen geht, sondern um die gleiche mit mehreren Kindern. Ihre CSV-Datei sollte daher z. B. noch Spalten mit Straße und Postleitzahl, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse enthalten. Mit diesen Daten stellt das System fest, ob es um eine oder verschiedene Personen geht. Diese Daten sind übrigens nur für den Import wichtig und später nicht im System abrufbar. Wichtig: Die CSV-Spalten im Import-Profil müssen exakt mit den Spalten in den CSV-Spalten übereinstimmen.

Importprofil für Eltern anlegen

Das Paket IServ-Elternverwaltung ist installiert? Perfekt. Im nächsten Schritt legen Sie ein Importprofil für Eltern an. Das bedeutet: Sie stimmen die Daten, die Ihre IServ Schulplattform beim Import übernimmt, auf Ihre CSV-Datei und Ihren Bedarf ab. Genau wie beim Import von Schülerdaten. So gehts:

• Gehen Sie links in IServ-Verwaltung auf den Reiter Benutzer und wählen Sie Import aus
• Klicken Sie oben rechts auf Importprofile konfigurieren
• Klick auf + Eltern-Profil hinzufügen
• Es öffnet sich eine Eingabemaske, die an den Schülerimport erinnert, aber viel weniger Felder hat. Das Prinzip ist aber das gleiche: Sie stellen das IServ-Importprofil so ein, dass die IServ Schulplattform die CSV-Datei mit Ihren Dateien ohne Probleme verarbeiten kann.

Das Import-Profil an die CSV-Datei anpassen

• Klicken Sie unten bei CSV-Spalten auf Hinzufügen, um Spalten zu ergänzen
• Passen Sie auch die Felder oben an Ihre CSV-Datei an
• Benutzertyp: Tragen Sie Eltern ein
• Trennzeichen: Wählen Sie am besten Strichpunkt aus
• Erste Zeile ignorieren: Wählen Sie Ja aus, wenn in Ihrer CSV-Datei oben keine Daten stehen, sondern die Bezeichnungen der Spalten: Name, Straße …
• Speichern – Sie haben das Importprofil angelegt

Elterndaten per CSV-Datei in die IServ Schulplattform laden

Nachdem Sie Ihr Eltern-Profil angelegt haben, können Sie Ihre Daten ins System laden.

• Klicken unter Benutzer auf Import
• Wählen Sie im Feld Profil ihr Profil für den Import von Elterndaten aus
• Klicken Sie auf Hochladen und wählen Sie Ihre CSV-Datei aus
• Klick auf Vorschau der Änderungen anzeigen
• Schritt eins: Überprüfen der Benutzeränderungen
• Import-ID: bei neuen Daten sehen Sie neu erstellt. Tipp: Werfen Sie einen Blick auf Eltern mit mehreren Kindern – hat alles gut geklappt und tauchen sie nur einmal auf?
• Klicken Sie unten auf Weiter zur Gruppen-Vorschau
• Schritt 2: Überprüfen der Gruppenänderungen
• Wichtig: Eltern sind mit ihren Kindern verknüpft
• Klick unten auf Übernehmen, wenn alles so richtig ist
• Haken bei Ich habe alle Änderungen geprüft und Bestätigen
• Sie haben die ersten Eltern importiert und sehen nochmal ein Protokoll des Prozesses

Später mehr Elterndaten importieren

Jedes Jahr oder auch zwischendurch kommen neue Eltern dazu. Sie können jederzeit weitere Dateien in Ihre IServ Schulplattform laden.

Der Import weitere Daten funktioniert im Grunde genauso wie der erste. Praktisch: Ihre IServ Schulplattform erkennt, wenn Eltern schon einen Account haben. Sie müssen also nichts per Hand sortieren. Wichtig: Verwenden Sie am besten die gleichen CSV-Spalten, damit das einwandfrei klappt.

Wo finde ich die importieren Elterndaten in der IServ Schulplattform

• Gehen Sie in der Verwaltung auf den Reiter Benutzer und wählen Sie Eltern aus
• Hier sehen Sie alle Eltern inklusive der verknüpften Kinder
• Verschiedene Filter helfen Ihnen, schnell alles zu finden, was Sie suchen

Daten einzelner Eltern schnell ändern

• Gehen Sie in der Verwaltung auf Benutzer und Eltern
• Wählen Sie einen Elternteil aus
• Klicken Sie auf Bearbeiten
• Tragen sie die Änderungen in die Felder ein oder ändern Sie die verknüpften Kinder

Damit die Eltern ihren IServ-Account registrieren können, brauchen Sie noch einen weiteren Schritt: Sie müssen für alle Registrierungscodes erstellen. Wie das funktioniert, erfahren Sie hier.