Mit dem Import-Modul alle Daten fürs neue Schuljahr aktualisieren

Zum Schuljahreswechsel ändert sich einiges in den Nutzerdaten: Die meisten Schüler(innen) kommen in einen höheren Jahrgang. Manche wiederholen oder wechseln ganz die Schule. Die Großen haben ihren Abschluss gemacht, Kleine starten neu. Manchmal werden Klassen aufgelöst und neu aufgeteilt. All diese Änderungen übernimmt für Sie das Import-Modul. Was auf Ihrer To-do-Liste steht? Einmal Daten importieren.

Wie hilft mir das Import-Modul beim Jahreswechsel?

Das Import-Modul gleich die Benutzerdaten aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm mit Ihren aktuellsten Daten in der IServ Schulplattform ab. Dadurch erkennt es genau:

• Wer hat die Schule verlassen?
• Wer ist neu?
• Wer wechselt die Klasse und wer nicht?
• Welche Klasse hat nicht mehr genügend Schüler(innen) und wird aufgelöst?
• Welche Klassen werden neu zusammengestellt, weil z. B. die Schüler(innen) eine Fremdsprache ausgewählt haben?  

Das Import-Modul ändert alle Daten auf Basis bestimmter Versetzungsregeln. Dazu mehr hier. Sie brauchen also nicht mehr machen als einmal die aktuellsten Daten aus Ihrem Schulverwaltungsprogramm ins Modul zu laden.

Benutzerdaten zum Schuljahreswechsel importieren

• Gehen Sie über die Navigation Links in Verwaltung und wählen Sie unter Benutzer den Punkt Import aus
• Wählen Sie in Profil Ihr Importprofil aus
• Laden Sie die CSV-Datei mit Ihren neuen Daten hoch – per Hochladen vom Rechner, als IServ-Datei oder indem Sie die Datei einfach ins Fenster ziehen
• Starten Sie mit einem Klick auf den grünen Button die Vorschau und überprüfen Sie, ob alles richtig ist

Die Import-Vorschau zum Schuljahreswechsel

Bei Importen zum Schuljahreswechsel passiert hier viel mehr, als Sie das von Importen während des Schuljahrs kennen.

Sie sehen

• alle Schüler(innen), die Klassen wechseln
• Klassen die fertig sind
• Klassen die neu sind
• und vieles mehr

Tipp: Indem Sie oben in der Überschrift einer Spalte auf die kleinen Pfeile klicken, sortieren Sie die Informationen darunter. Das ist praktisch, wenn Sie die Schüler(innen) schön sauber nach ihren Klassen geordnet sehen wollen.

Wichtig: Schauen Sie sich alles in der Vorschau ganz genau an, bevor Sie die Daten wirklich importieren. Manche Änderungen kann nur der IServ-Support mit einem Backup rückgängig machen.

Änderungen an Schülerdaten zum Jahreswechsel überprüfen

Benutzer(innen) löschen: Abschlussklassen und Schulwechsel

Hier sehen Sie alle Schüler(innen), deren Daten nicht mehr in der neuen CSV-Datei stehen und die das Modul daher löschen wird. Sortieren Sie am besten nach der Klasse. In der Regel sind das hauptsächlich Schüler(innen), die ihren Abschluss gemacht haben, außerdem ein paar, die wegziehen oder einfach so die Schule wechseln. Eine Klasse an Ihrer Schule wird aufgelöst, weil sie im nächsten Jahr zu wenige Schüler(innen) hätte? Dann erkennen Sie auch das hier. Viele Benutzer(innen), die das Modul löschen wird, kommen wahrscheinlich aus dieser Klasse.

Benutzer(innen) aktualisieren: Versetzungen, Klassenwechsel, Namensänderungen

In diesem Abschnitt erscheinen alle Schüler(innen) bei denen sich etwas an den Informationen ihres Accounts ändert. Die Felder mit den neuen Daten sind gelb. Hier stehen beim Jahreswechsel die meisten Benutzer(rinnen) – ganz einfach, weil die meisten in eine höhere Klasse wechseln. Besonders spannend ist also das Feld Klasse/Information. Wenn Sie mit der Maus über die Felder fahren, sehen Sie ursprüngliche Information also meistens die niedrigere Klasse.
Auch Schüler(innen) die ihre Klasse wiederholen, erscheinen eventuell hier – ganz einfach, wenn Sie von der 5b in die 5c wechseln.
Außerdem haben sich wahrscheinlich hier und da noch ein paar Namen geändert. Der Name von der einen oder dem anderen war zuvor vielleicht falsch eingetragen.

Wichtig: Wenn Sie in Ihrem Importprofil angegeben haben, dass sich nur der Name und nicht der Accountname ändert, brauchen Sie nichts weiter machen. Wenn Sie allerdings vorgegeben haben, dass sich mit den Namen auch die Accountnamen ändern, müssen Sie den Schüler(inne)n jetzt Bescheid geben. Sie können sich mit dem alten Benutzernamen nicht mehr anmelden und Ihre E-Mail-Adresse funktioniert nicht.

Benutzer(innen) hinzufügen: Neue Schüler(innen)

Wer ist neu an Ihrer Schule? Wenn Sie nach der Klasse sortieren, erscheinen hier wahrscheinlich hauptsächlich Schüler(innen) der untersten Klassen. Wahrscheinlich wechseln einzelne von einer anderen Schule in eine höhere Klasse.
Für alle neuen legt das Import-Modul automatisch einen neuen Account, eine E-Mail-Adresse und ein Passwort an.

Unveränderte Benutzer(innen): Sitzenbleiber

Bei wem ändert sich gar nichts? Keine Änderung bedeutet, auch die Klasseninfo ändert sich nicht. Hier sehen Sie bei den meisten Schulen wahrscheinlich hauptsächlich Schüler(innen), die Ihre Klasse nochmal wiederholen.  

Änderungen an Gruppen zum Jahreswechsel

Auch hier tut sich wesentlich mehr als wenn Sie während des Schuljahrs Daten importieren. Die Gruppen ändert das Modul nach den 50%-Regeln. Mehr dazu hier.  

Gruppen löschen: Klassen mit Abschluss oder vor einer neuen Aufteilung

Hier stehen alle Gruppen der Klassen, die gerade Abschluss gemacht haben. Sie verlassen die Schule, weil sie fertig sind – und machen Platz für die Klassen, die nachrücken. Außerdem erscheinen hier Klassen, bei denen im neuen Jahr die Schüler(innen) anders auf Klassen verteilt werden – z. B. weil sie sich für verschiedene Fremdsprachen entscheiden. Das sind oft 6. Klassen. Nach der 50%-Regel bleiben nicht genügen Schüler(innen) in ihrer bisherigen Gruppe. Daher wird sie gelöscht.  

Gruppen ändern: Versetzungen

Die meisten Schüler(innen) wechseln in eine höhere Klasse. Das bedeutet: Sie bleiben in ihrer Gruppe und das Modul ändert die Gruppennamen systematisch. Aus 5a wird 6a. Aus 6a wird 7a. Genau das sehen Sie hier in den Spalten Alter Name, Neuer Name.
Ausnahmen sind die Klassen, bei denen die Schüler(innen) im kommenden Jahr neu aufgeteilt werden – z. B. wenn sie eine Fremdsprache auswählen können. Diese Klassen standen zuvor bei Gruppen löschen und tauchen hier nicht auf.  

Gruppen hinzufügen: Anfänger(innen) und neu aufgeteilte Klassen

Neu bildet das Modul vor allem die neuen niedrigsten Klassen – also z. B. die ersten Klassen oder die fünften. Außerdem die Klassen, in die die Schüler(innen) neu aufgeteilt werden – z. B. die siebten nach der Wahl einer Fremdsprache.

Zusammenfassung: alle Änderungen an Schüler(inne)n und Gruppen zum Jahreswechsel

Hier sehen Sie nochmal alles, was sich ändert. Doppelt hält schließlich besser. Mit einem Klick in die einzelnen Daten, zeigen Sie alle Details an. Was wird das Modul bei Max aus der 10b löschen? Bei Schüler(inne)n der Abschlussklassen, ist alles durchgestrichen und mit Löschen markiert. Sie verlassen die Schule. Welche Informationen ändern sich bei Anna in der Klasse 7b? Wie legt das Modul bei der neuen Schülerin Heidi den Account an? In welcher Gruppe, also Klasse, ist sie in Zukunft Mitglied?

Daten zum Jahreswechsel importieren

Alle Änderungen sehen in der Vorschau richtig aus?

• Klicken Sie auf Übernehmen
• Setzen Sie einen Haken bei Ja, ich habe alle Änderungen geprüft und möchte den Vorgang ausführen
• Ein Klick auf Bestätigen und das Modul importiert die neuen Daten und macht alles genau so, wie Sie es eben gesehen haben

Prozessprotokoll: Wie ändert das Import-Modul Daten zum Jahreswechsel?

Nachdem Sie den Import gestartet haben, können Sie mit einem Klick auf Prozessprotokoll live verfolgen, wie das System die Daten ändert. Bei vielen Änderungen kann das einen Moment dauern. Am Balken unten sehen Sie, wie viel Prozent schon geschafft sind.

Abgeschlossen? Das Protokoll verrät Ihnen, ob es Probleme gab oder alles sauber durchgelaufen ist. Mit einem Klick auf einzelne Daten, sehen Sie auch hier wieder, was sich mit dem Import getan hat.

Die Reihenfolge in der das Modul Änderungen umsetzt

• Zuerst löscht das Modul z. B. die Gruppen der Abschlussklassen
• Dann aktualisiert es Gruppen: aus der 5d wird eine 6d
• Dann kommen neue dazu
• Nach dem Gruppen ändert das Modul die Benutzerdaten in der gleichen Reihenfolge  

Wichtig: Vorübergehend übersprungen ist kein Problem

Wahrscheinlich sehen Sie nicht überall ein schönes grünes Fertig, sondern auch ein oranges Vorübergehend übersprungen. Das ist kein Problem, sondern technisch genau richtig: Das Modul kann die 7a erst in 8a umbenennen, nachdem die 8a zur 9a geworden ist und so weiter.

Wo finde ich beim Import zum Jahreswechsel die Daten zu neuen Accounts?

Nachdem der Import fertig ist, das Modul also alle Daten aktualisiert hat, können Sie sich die hinzugefügten Benutzer(innen) ansehen oder die Daten 30 Tage lang als CSV-Datei herunterladen. Sie enthält alle Account-Namen und Erstpasswörter. Sie können Sie aus dieser Liste also kopieren und an Ihre Schüler(innen) verteilen.     Klicken Sie dazu in der Übersicht des Imports auf Liste hinzugefügter Benutzer ansehen oder Hinzugefügte Nutzer als CSV herunterladen.

Etwas ist schiefgegangen? Der IServ-Support hilft Ihnen

Das Ergebnis ist doch nicht so, wie es sein sollte und es haben sich Fehler eingeschlichen?

Wichtig: Starten Sie keine Rettungsversuche.

Melden Sie sich beim IServ-Support. Mehr dazu unter iserv.de/support. Die IServ Schulplattform erstellt jede Nacht automatisch ein Backup. Das kann der Support für Sie einspielen.

Was passiert mit gemeinsamen Dateien und Kalendern zum Schuljahreswechsel?

Wandern Klassen einfach höher, müssen Sie normalerweise nichts tun. Alle Daten und der Kalender bleiben einfach. Nur der Gruppenname ändert sich. Wird eine Gruppe gelöscht, wird auch der Dateibereich oder Kalender gelöscht. Standard ist eine Frist von 90 Tagen: Liegt also noch etwas Wichtiges im Dateibereich, können Sie die Gruppe als Admin in dieser Zeit wiederherstellen. Bei Gruppen wie AGs oder Kursen, die Sie nicht mit dem Import-Modul verwalten, müssen Sie den Dateibereich und den Kalender per Hand anpassen.

Tipp: Wenn Kurse und AGs in der Schulverwaltungssoftware gepflegt sind, können Sie auch diese mit dem Import-Modul verwalten.