Duplikate von IServ-Elternaccounts finden und zusammenführen
Damit Eltern den Überblick behalten, haben Sie nur einen IServ-Elternaccount, in dem sie alle ihre Kinder sehen. Auch wenn das Import-Modul über einen Hilfsidentifikator wie die Telefonnummer ganz gut erkennen kann, dass die Mutter von Kevin dieselbe Person ist wie die Mutter seiner Schwester Megan. Manchmal entstehen doch zwei getrennte Accounts. Was die Gründe für Duplikate sind und wie Sie die Accounts einfach zusammenführen.
Warum ist es wichtig, Duplikate von IServ-Elternaccounts zusammenzuführen?
Zum einen ist es für Sie übersichtlicher, wenn Sie Ihre Daten aufräumen. Zum anderen ist es für die Eltern übersichtlicher. Sie würden zwar auch mit zwei Accounts alle Informationen zu ihren Kindern bekommen, müssen aber immer zwischen den Accounts wechseln. Das macht es nicht gerade einfach, alles im Blick zu behalten. Daher ist es so vorgesehen, dass jeder Elternteil nur einen Account hat – egal, wieviele Kinder der Familie an der Schule sind.
Wie entstehen Duplikate von IServ-Elternaccounts?
A und O ist die Datenlage im Schulverwaltungsprogramm.
Häufiger Grund Nr. 1: Änderungen im Hilfsidentifikator
Eigentlich stellt das Import-Modul durch einen Hilfsidentifikator wie die Adresse oder die Telefonnummer fest: Die Mutter von Kevin, d. h. Kate MCCallister, und die Mutter von Megan, die ebenfalls Kate McCallister heißt, haben nicht nur denselben Namen. Sie haben auch dieselbe Adresse. Also sind sie sehr wahrscheinlich dieselbe Person und brauchen nur einen Account für Kevin und Megan.
Duplikate entstehen oft, wenn die Daten im Schulverwaltungsprogramm nicht so ganz 100-prozentig aktuell sind. Vielleicht ist Familie McCallister umgezogen und die Änderung ist in Megans Daten nie angekommen. Als Mutter von Megan ist Kate McCallister also mit der alten Adresse erfasst, für Kevin mit der neuen. Das Import-Modul kann die beiden Kate McCallisters daher nicht als eine Person identifizieren und legt zwei Accounts an.
Häufiger Grund Nr. 2: Tippfehler im Namen
In dem Fall ist der Hilfsidentifikator beide Male gleich. Die Adresse stimmt überein. Was hier passiert ist: Vielleicht ist die Mutter von Megan in der Schreibweise Kate McCallister erfasst. Bei Kevin ist ihr Name aber Kate Mc-Callister geschrieben. Über den identischen Hilfsidentifikator würde das Import-Modul die beiden Kates als eine Person erkennen. Allerdings ist der Name unterschiedlich. Daher kann es sie nicht identifizieren und legt zwei Accounts an. Es reicht, wenn die Namen minimal abweisen – z. B. durch eine Bindestrich.
Was mache ich bei Duplikaten von IServ-Elternaccounts?
Sie haben einen Elternteil gefunden, der zwei Accounts hat? Das passiert und ist kein Problem. Sie können die Accounts mit wenigen Klicks zusammenführen.
Dabei legen Sie fest, welchen Account Sie in welchen eingliedern wollen. Der Hauptaccount bleibt mit allen Elternbriefen etc. genauso, wie er ist. Es kommt lediglich ein Kind dazu. Alles was im Account passiert ist, der eingegliedert wird, wird nicht übernommen. Oft ist in diesem Account aber noch nicht wirklich was passiert, da das Kind ja jetzt gerade erst an die Schule kommt.
Wichtiger Check: Ist ein Duplikat ein Duplikat?
Überprüfen Sie immer, ob das Duplikat wirklich ein Duplikat ist. In sehr seltenen Fällen gibt es tatsächlich zwei Mütter mit einem Namen an Ihrer Schule. Wahrscheinlich heißen die nicht Kate McCallister, sondern eher Sandra Müller. Sind die beiden Sandras tatsächlich zwei unterschiedliche Personen, müssen sie natürlich nichts machen. Oder vielmehr: Es wäre sehr problematisch, wenn Sie die Accounts zusammenführen. Sandra Müller aus Oberstein würde plötzlich die Noten der Tochter von Sandra Müller aus Unterstein sehen. Das wäre nicht im Sinne des Datenschutzes.
Duplikate von IServ-Elternaccounts zusammenführen – Schritt für Schritt
- Öffnen Sie die Elternverwaltung, indem Sie in der Navigation links auf Verwaltung klicken und dann unter Benutzer den Punkt Eltern auswählen
- Sie kennen die Duplikate noch nicht? Wählen Sie den Filter Hat verknüpfte Kinder aus. Sie sehen alle importierten Eltern.
- Sie kennen das Duplikat schon? Filter Sie einfach nach dem Namen.
- Wichtig: Prüfen Sie bei Duplikaten, ob es sich wirklich um dieselbe Person handelt. Vielleicht gibt es z. B. noch einen zweiten Elternteil, bei dem beide Kinder in einem Account eingetragen sind.
- Markieren Sie die Duplikate, wenn Sie sich sicher sind
- Klicken Sie unten auf Elternkonten zusammenführen
- Setzen Sie einen Haken bei dem Account, der zum aktiven Zugang werden soll
- Fertig. Sie sollten jetzt in der Liste der IServ-Elternaccounts mit verknüpften Kindern den Namen nur noch einmal finden, aber mit beiden Kindern.
Welchen IServ-Elternaccount mache ich bei Duplikaten zum aktiven Zugang?
Welchen Account Sie zum Aktiven Zugang machen, hat eine wichtige Konsequenz: Alles, was in dem Account passiert ist, der aktiver Zugang wird, bleibt bestehen. Alle Elternbriefe etc. Alles was in dem anderen Account passiert ist, wird nicht übernommen.
Oft ist es aber ganz einfach, sich für einen Account zu entscheiden. Entscheidend dafür ist, ob die Accounts registriert sind.
Ein Account ist registriert
Oft ist das Duplikat noch nicht wirklich im Gebrauch. Das Kind kommt gerade erst an die Schule und die Eltern haben den Account noch nicht einmal registriert. Wählen Sie in dem Fall am besten den registrierten Account als aktiven Zugang aus.
Sie erkennen registrierte Accounts daran, dass hier die E-Mail-Adresse der Eltern mit eingeblendet wird. Bei nicht registrierten Accounts fehlt sie.
Beide Accounts sind noch nicht registriert
Der Elternteil hat noch keinen der beiden Accounts registriert? In dem Fall ist es völlig egal, welchen der beiden Sie auswählen. Es ist in beiden noch nichts passiert.
Bei Duplikaten durch Tippfehler im Namen
Überprüfen Sie hier, welche Version die richtige ist.
Bei einem Fehler: Kann ich Duplikate wiederherstellen?
Sie haben versehentlich den falschen Account zum aktiven Zugang gemacht oder den Account von zwei verschiedenen Personen zusammengeführt? Die nicht aktiven IServ-Elternaccounts gehen nicht verloren. Ihnen sind lediglich keine Kinder mehr zugeordnet. Filtern Sie die Liste der Eltern nach Keine verknüpften Kinder. Wählen Sie den Account aus und verknüpfen Sie die Kinder per Hand richtig.
Sollte ich nicht aktive Zugänge aufräumen?
Alle Duplikate, die nicht aktiver Zugang geworden sind, bleiben bestehen und haben lediglich keine verknüpften Kinder mehr. Sie finden sie, indem sie in der Liste der Eltern den Filter auf Keine verknüpften Kinder setzen. Sie können die Accounts löschen. Oder Sie lassen sie einfach im System, für Fehler und alle Fälle.
Wann sollte ich nach Duplikaten von IServ-Elternaccounts suchen?
Überprüfen Sie die Liste der Eltern am besten nach jedem Import auf Duplikate. Nach einem Import würden Sie die Registrierungscodes für die neuen Accounts erstellen.
Indem Sie sofort nach dem Import nach Duplikaten Ausschau halten, verteilen Sie keine Registrierungscodes für Duplikate. Die Eltern registrieren sich nicht fälschlicherweise. Es entstehen keine Informationen, die bei einer Zusammenführung verloren gehen. Alles bleibt aufgeräumt und weniger chaotisch.
Wie Sie einen Registrierungscode für IServ-Elternaccounts erstellen, erfahren Sie hier.